Job Description

About LifeX

Founded in Copenhagen in 2017, LifeX is a rapidly growing co-living company whose vision is to make anyone feel at home, anywhere in the world. In almost 5 years, we have grown to operate over 900 rooms across 400+ shared and private apartments in Copenhagen, Oslo, Berlin, Munich, Hamburg, and Aarhus.

At LifeX, we are driven by our purpose and desire to shape the future of living. We believe in giving people more time for great experiences through flexible, designed and community-centric family-style living. With a world in constant movement, shaped by increased global mobility, we find inspiration in today’s modern challenges and offer a home and a place of belonging for a more tolerant and sustainable world.

As the

Customer Support Manager

you'll be reporting to the head of operations and responsible for our support team- ensuring our members receive timely, empathetic, and effective help. You'll build and scale support systems, mentor team members, and collaborate cross-functionally to improve our service offering. Your mission is to make every member feel at home and feel heard—even when they’re reaching out with a problem.

What You’ll Do

Manage, mentor, and support two customer support specialists, providing regular feedback and performance reviews Handle tier 3 escalated customer cases including legal issues and complex disputes with discretion and empathy Step into answering support tickets when team is on vacation, ability to be hands-on Own AI agent rollout, ensuring its knowledge base is consistently updated and refined based on feedback and new policies. Monitor KPIs (CSAT, response times, resolution rates) and ensure SLAs are consistently met Own and optimize our support workflows across email, chat, and other channels Build help center content, macros, and internal documentation to streamline support Partner with Finance, Legal, Operations, and Marketing teams to design member facing processes, provide feedback and improve the member experience Develop and implement processes to encourage member-generated feedback, leveraging key review platforms to strengthen brand credibility and visibility. Report insights to leadership and influence company-wide service strategy

Who You Are

Remote or Hybrid friendly in EU timezone, able to manage and collaborate with remote teams 3+ years in a customer support at least 1 year in a lead/supervisory capacity Exceptional English communication, conflict resolution, and coaching skills Proficiency with support tools like Intercom, Zendesk, or similar Comfortable using data to track performance and drive improvements Empathetic and calm under pressure—you lead by example and inspire your team to do the same Passionate about community living, urban lifestyle, and helping people feel at home Plus: Experience in property management and real estate operations Plus: Experience with AI automation

Recruitment Process

Send your CV and application expressing your interest and drive A short call to ensure our expectations are aligned First interview with manager Second interview with team + whiteboard exercise Third interview around culture fit If we are the right fit and our expectations are aligned, then we will make you an offer.

Ideal start date:

ASAP

Salary

: Competitive

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Über LifeX

LifeX wurde 2017 in Kopenhagen gegründet und ist ein schnell wachsendes Co-Living-Unternehmen mit der Vision, dass sich jeder Mensch überall auf der Welt wie zu Hause fühlen kann. In weniger als fünf Jahren sind wir auf über 900 Zimmer in mehr als 400 geteilten und privaten Wohnungen in Kopenhagen, Oslo, Berlin, München, Hamburg und Aarhus gewachsen.

Bei LifeX treibt uns unsere Mission an, die Zukunft des Wohnens mitzugestalten. Wir glauben daran, Menschen durch flexibles, durchdachtes und gemeinschaftszentriertes Familien-Wohnen mehr Zeit für großartige Erlebnisse zu geben. In einer Welt, die sich ständig verändert und durch zunehmende globale Mobilität geprägt ist, finden wir Inspiration in modernen Herausforderungen und bieten ein Zuhause und ein Gefühl der Zugehörigkeit für eine tolerantere und nachhaltigere Welt.

Deine Rolle als Customer Support Manager

Als

Customer Support Manager

berichtest du an den Head of Operations und bist verantwortlich für unser Support-Team – mit dem Ziel, unseren Mitgliedern zeitnahe, empathische und effektive Unterstützung zu bieten. Du wirst Support-Systeme aufbauen und skalieren, Teammitglieder coachen und mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten, um unseren Service kontinuierlich zu verbessern. Deine Mission ist es, dass sich jedes Mitglied gehört und zu Hause fühlt – auch wenn es sich mit einem Problem an uns wendet.

Deine Aufgaben

Führung, Mentoring und Unterstützung von zwei Customer Support Specialists inkl. regelmäßiger Feedbackgespräche und Leistungsbewertungen Bearbeitung eskalierter Tier-3-Fälle inkl. rechtlicher Angelegenheiten und komplexer Konflikte mit Diskretion und Empathie Unterstützung beim Bearbeiten von Support-Tickets, insbesondere in Urlaubszeiten – du bist auch bereit, selbst mitanzupacken Verantwortlich für die Einführung unseres KI-Support-Agenten inkl. laufender Pflege und Verbesserung der Wissensdatenbank Überwachung relevanter KPIs (CSAT, Antwortzeiten, Lösungsraten) und Sicherstellung der Einhaltung von SLAs Optimierung unserer Support-Workflows über E-Mail, Chat und weitere Kanäle Aufbau und Pflege von Help-Center-Inhalten, Makros und interner Dokumentation zur Effizienzsteigerung Zusammenarbeit mit Finance, Legal, Operations und Marketing zur Gestaltung mitgliederorientierter Prozesse Entwicklung und Umsetzung von Prozessen zur Förderung von mitgliedergeneriertem Feedback und zur Steigerung der Markenbekanntheit Analyse und Kommunikation von Erkenntnissen an das Führungsteam zur Mitgestaltung der Service-Strategie

Was du mitbringst

Remote- oder Hybrid-freundlich innerhalb der EU-Zeitzone, Erfahrung mit Remote-Teams Mind. 3 Jahre Erfahrung im Customer Support, davon mind. 1 Jahr in leitender oder koordinierender Funktion Ausgezeichnete Englischkenntnisse, Konfliktlösungs- und Coaching-Fähigkeiten Vertraut mit Tools wie Intercom, Zendesk oder ähnlichen Support-Plattformen Du nutzt Daten zur Leistungsüberwachung und kontinuierlichen Verbesserung Empathisch und ruhig in Stresssituationen – du führst durch Vorbild und motivierst dein Team Leidenschaft für gemeinschaftliches Wohnen, urbanen Lifestyle und das Gefühl von „Zuhause“

Von Vorteil:

Erfahrung in der Immobilienverwaltung

Von Vorteil:

Erfahrung mit KI-gestützten Automatisierungen

Bewerbungsprozess

Sende deinen Lebenslauf und ein Anschreiben, das dein Interesse und deine Motivation zeigt Kurzes telefonisches Erstgespräch zur Klärung beiderseitiger Erwartungen Erstes Interview mit dem/der Vorgesetzten Zweites Interview mit dem Team + Whiteboard-Übung Drittes Interview mit Fokus auf kulturelle Passung Bei beidseitigem Interesse und passender Erwartungshaltung: Vertragsangebot

Gewünschter Starttermin:

So bald wie möglich

Gehalt:

Wettbewerbsfähig

Job Type: Full-time

Pay: 36.000,00€ - 50.000,00€ per year

Application Question(s):

Do you have at least a bachelor's degree or equivalent experience in a related field (e.g., business, communication, hospitality, etc.)? Do you have at least 3 years of experience in customer support? Do you have at least 1 year of experience in a supervisory or lead role within customer support? Do you have experience handling escalated or complex customer service issues, including legal or dispute resolution? Are you fluent in English (written and spoken)? Are you currently located in a country within the EU timezone or able to work standard EU working hours (e.g., CET/CEST)? Which customer support tools are you most familiar with? (e.g., Intercom, Zendesk, Freshdesk, etc.) Do you have experience working with AI tools or chatbots in a customer support setting? Please describe briefly. How do you track and improve your team's performance in terms of KPIs like CSAT and response time?
Work Location: Remote