Job Description

Stellenbeschreibung

Die Stelle ist direkt der Geschäftsführerin von GlogauAIR’s unterstellt. Die regelmäßigen Aufgaben beinhalten die Buchhaltung und Kommunikation mit Künstlern/innen, unserem Steuerberater und Kunden/innen, sowie die Überwachung der Instandhaltung und Pflege des Gebäudes.

Aufgaben

1. Büroverwaltung:

Organisation der täglich bzw. regelmäßig anfallenden Arbeiten

Telefon- und Schriftverkehr (Post, E-Mail). Unterstützung der Terminkoordination und Kalenderverwaltung der Ausstellungsräume „Project Space“. Buchhaltung; Erstellung von E-Rechnungen, Überwachung des Zahlungsverkehrs, Führung des Kassenbuchs, sowie Durchführung von Online-Banking und Überweisungen. Personalverwaltung; Informationsweitergabe an den Steuerberater, Überwachung des Arbeitsplans, sowie Überprüfung der Arbeitszeiten und Urlaubstage. Verwaltung und Vertragsabwicklung der Künstler, sowie andere Programme, Kunden und Kooperationspartner. Beantragung der erforderlichen Genehmigungen für Veranstaltungen diverser Art bei den verschiedenen Behörden, sowie die An- und Abmeldungen der Künstler/-innen (Bürgeramt, GEMA, usw..).

2. Gebäudeverwaltung

Instandhaltung des Gebäudezustandes

Übergabe und Übernahme der Künstler-Ateliers und der Ausstellungsräume Bestellung von Verbrauchsgütern (Büromaterial, u.ä.*)
Überwachung der Instandhaltungsmaßnahmen Prüfung der Sicherheit des Gebäudes und der Hausordnung Überwachung der Einhaltung von örtlichen Verordnungen (z.B. Lärmschutz, usw…)

Qualifikationen

Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation 2 - 3 Jahre Berufserfahrung Mündliche und schriftliche Kommunikation in Deutsch (C2) und Englisch (C1) Allgemeine Verwaltungs- und Buchhaltungskenntnisse Umfassende Kenntnisse in Microsoft Office, Internetrecherchen und die sichere Anwendung von diversen E-Mail Systemen Strukturierte, gründliche und selbstständige Arbeitsweise
Art der Stelle: Vollzeit

Leistungen:

Gleitzeit
Arbeitsort: Vor Ort