Job Description

1. Zeitliche Rahmenbedingungen

Arbeitszeitmodell: 40 oder 35 Stunden pro Woche
Arbeitszeit: flexibel nach Absprache zwischen 08:00 und 17:00 Uhr
Mobilität: Deutschlandticket oder Dienstfahrrad

2. Berufsbild

Die Stelle umfasst die Tätigkeit als Büroassistenz / Bürogehilfe (m/w/d) mit besonderem Schwerpunkt auf telefonischer Kundenbetreuung und administrativer Unterstützung. Die Rolle verbindet organisatorisches Arbeiten mit direktem Kundenkontakt und erfordert ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Verbindlichkeit und Kommunikationsstärke.

3. Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten

3.1 IT- und Softwarekompetenz
Sicherer Umgang mit Windows-Systemen und gängiger Office-Software

Keine Expertenkenntnisse erforderlich – wichtig ist die Fähigkeit, Probleme eigenständig zu verstehen und zu lösen

Fähigkeit, Informationen zügig und strukturiert zusammenzufassen (z. B. aus Telefonaten, E-Mails, Gesprächen)

3.2 Sprachliche und kommunikative Fähigkeiten
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort, Schrift und Ausdruck

Schnelle Auffassungsgabe sowie präzise, strukturierte Notiz- und Textkompetenz

Kenntnisse in einer Fremdsprache, insbesondere Englisch, sind vorteilhaft

Kommunikationsstil: angenehm, wertschätzend, verbindlich und vertrauensbildend

Fähigkeit, auch komplexe oder emotionale Situationen ruhig und professionell zu begleiten

3.3 Persönliche Arbeitsweise
Verantwortungsbewusste, integre und teamorientierte Arbeitsweise

Fähigkeit, Aufgaben eigenständig zu übernehmen, Ergebnisse mitzudenken und bei Unsicherheiten aktiv Rücksprache zu halten

Leichtigkeit im Umgang mit Menschen – telefonisch, persönlich und auch im technischen Austausch (z. B. mit Bots)

Freude an echter Serviceorientierung und am Aufbau stabiler Kundenbeziehungen

4. Organisatorische und fachliche Aufgabenfelder

4.1 Telefonische Assistenz & Kundenservice
Entgegennahme und Weiterverarbeitung eingehender Kundentelefonate

Professionelle Kommunikation im Auftrag unserer Kunden

Zuverlässige Weitergabe von Informationen und Rückfragen

Proaktive Klärung offener Punkte und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs

4.2 Büroorganisation & Administrative Aufgaben
Ordnung und Struktur am Arbeitsplatz sowie im digitalen Dokumentenmanagement

Bearbeitung des Posteingangs, Annahme und Versand von Paketen

Organisation und Zuordnung von Unterlagen, Belegen und Vorgängen

Erstellung, Kontrolle und Zuordnung von Rechnungen sowie Prüfung von Zahlungseingängen

Allgemeine Assistenzaufgaben zur Unterstützung des Bürobetriebs

4.3 Zusammenarbeit & Verantwortungsübernahme
Eigenständiges Entscheiden im Sinne unserer Kunden und unserer Qualitätsstandards

Offene Kommunikation, wenn Aufgaben oder Situationen Unterstützung erfordern

Mitarbeit in einem Umfeld mit kurzen Kommunikationswegen, hoher Verlässlichkeit und gegenseitigem Vertrauen

Humor, Freude an Kollegialität und einem konstruktiven Umgang miteinander

5. Entscheidungs- und Handlungskompetenzen

Eigenständige Entscheidungskompetenz innerhalb definierter Prozesse

Verantwortungsübernahme für übertragene Vorgänge – von der Annahme bis zur Erledigung

Einschätzungsfähigkeit bei komplexen Kundenanfragen (Wann selbst entscheiden? Wann Rücksprache halten?)

Sorgfalt und Verbindlichkeit bei der Dokumentation und Weitergabe von Informationen

Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung von Abläufen und Servicequalität

Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Gehalt: 2.600,00€ pro Monat

Arbeitsort: Vor Ort