Job Description

Wir suchen eine Bürofachkraft im Bereich Produktentwicklung mechatronischer Systeme

Als Tochter der Physik Instrumente SE (PI) entwickeln wir Best-in-Class-Positioniertechnik für Stellantriebe bis in den Nanometer-Bereich. Unsere Komponenten und Systeme finden Einsatz in den Mars-Rovern „Curiosity“ und „Perseverance“ und fliegen mit der Raumsonde „Solar Orbiter“ zur Sonne. Weit mehr als die Hälfte aller Mikrochips weltweit werden mithilfe von PI Lösungen produziert.

Das Kerngeschäft der IBS Karlsruhe sind Automatisierungslösungen und Anlagenbau. Der Standort Darmstadt konzentriert sich auf die Auftragsentwicklung von Produkten aus Medizin-und Kommunikationstechnik, sowie Industrie, für PI und externe Auftraggeber.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

Als

Bürofachkraft (m/w/d)

erwartet Sie eine vielseitige und verantwortungsvolle Position: Sie unterstützen das Management in der Organisation und Koordination des Büroalltags und sind eine wichtige Schnittstelle zwischen internen und externen Ansprechpartnern. In einem strukturierten und professionellen Arbeitsumfeld übernehmen Sie abwechslungsreiche administrative Aufgaben und tragen aktiv zum reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts bei.

Empfangs- und Kommunikationsmanagement:

Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen Empfang und Betreuung von Gästen, Bewerbern, Lieferanten und Teammitgliedern Bearbeitung des Postein- und -ausgangs Verwaltung und Priorisierung eingehender E-Mails und Faxe

Kalender- und Terminorganisation:

Planung, Koordination und Bestätigung von Meetings, Schulungen und Veranstaltungen Organisation von Verpflegung, Räumen und technischer Ausstattung Pflege und Kontrolle von Abwesenheitskalendern

Dokumenten- und Dateiverwaltung:

Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten Pflege von internen Tools (z.?B. SharePoint, Organigramme, Kapazitätspläne

Allgemeine Büroverwaltung:

Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und Ressourcen Organisation von Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen

Projektunterstützung

Unterstützung bei Projektbedarfsbestellungen gemäß Vorgaben durch Projektleiter Terminverfolgung und Kommunikation mit Lieferanten

Leistungsreporting:

Erhebung, Zusammenfassung und Aufbereitung teambezogener Leistungskennzahlen Erstellung monatlicher Reports für das Management

Unterstützung unserer Hauptverwaltung Karlsruhe:

Zuarbeit vorbereitende Buchhaltung Zuarbeit vorbereitende Lohnbuchhaltung
Art der Stelle: Teilzeit, Festanstellung

Erwartete Arbeitsstunden: 16–24 pro Woche

Leistungen:

Betriebliche Altersvorsorge Betriebliche Weiterbildung Firmenevents Gleitzeit Homeoffice-Möglichkeit Kostenlose Getränke Mentoring-Programm für Mitarbeiter Mitarbeiter-Rabatt
Bewerbungsfrage(n):

Wann wäre Ihr frühestmögliches Startdatum? Was ist Ihre jährliche Gehaltserwartung für die von uns ausgeschriebene Teilzeitstelle
Ausbildung:

Lehre/Ausbildung (Wünschenswert)
Berufserfahrung:

Bürotätigkeiten: 3 Jahre (Wünschenswert)
Sprache:

Deutsch (Erforderlich)
Arbeitsort: Vor Ort