Job Description

Büroassistenz / Office Assistenz (Teilzeit oder Werkstudent) (m/w/d)

AHS Service UG (haftungsbeschränkt) | Hamburg | vor Ort | 20 Std./Woche | Mo–Fr (Zeitfenster: 11:00–15:00 Uhr oder 12:00–16:00 Uhr) | 15,00–17,00 € pro Stunde

AHS Service UG (haftungsbeschränkt) unterstützt pflegebedürftige Menschen in Hamburg mit professioneller Haushaltshilfe und haushaltsnahen Dienstleistungen. Damit unsere Einsätze zuverlässig laufen, braucht es ein strukturiertes Büro im Hintergrund. Wir suchen dich als Büroassistenz (m/w/d) mit Fokus auf Telefon, Koordination und administrative Abläufe.

1) Deine Aufgaben

Telefon & Empfang:

eingehende Anrufe annehmen, Anliegen erfassen und einordnen, Rückrufe/Weiterleitungen koordinieren, Termine abstimmen

Interessentenmanagement :

Anfragen von Interessenten aufnehmen, Basisinformationen nach Leitfaden geben und relevante Daten strukturiert erfassen, nächste Schritte koordinieren (z. B. Rückruf/Termin mit fachlicher Leitung) und Vorgänge dokumentieren

Koordination bei Mitarbeiterausfällen:

Ausfälle aufnehmen, interne Abstimmung unterstützen, Ersatzplanung anstoßen, Status aktualisieren und alle Beteiligten informieren

Vorstellungsgespräche koordinieren:

Terminvereinbarung und Einladung von Bewerbenden (Telefon/E-Mail), Abstimmung interner Zeiten, Kalenderpflege.

Personaladministration (HR):

Unterlagen für Vertrags- und Onboarding-Prozesse vorbereiten.

Schnittstelle im Tagesgeschäft:

kurze Abstimmungen mit Teamleitung, strukturierte Übergaben, Prioritäten im Alltag mitdenken

2) Dein Profil (Muss/Kann)

Muss:

Teilzeitkraft oder eingeschriebene/r Student/in (Werkstudent möglich) Deutsch C2 / muttersprachlich – sehr sicher in Rechtschreibung, Ton und Formulierung Sehr gute Telefonkommunikation: freundlich, ruhig, verbindlich – auch bei mehreren Anrufen hintereinander Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise: du dokumentierst sauber, hältst Aufgaben nach und arbeitest priorisiert Serviceorientierung: du denkst lösungsorientiert und gibst klare Rückmeldungen Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook/Terminmanagement, Word, Excel/Listen)

Kann:

Erfahrung in Büro/Verwaltung, Office Management, Kundenservice/Telefonie oder Personaladministration Grundverständnis für Termin- oder Einsatzplanung (hilfreich, aber nicht zwingend) Erfahrung im Umgang mit Interessenten (Erstkontakt, Datenerfassung, Terminvereinbarung) Schnelle Auffassungsgabe und Freude an klaren Prozessen

3) Das bieten wir

Klare Büro-Rolle: Schwerpunkt auf Telefon, Terminmanagement, Koordination und Verwaltung – mit definierten Abläufen und Vorlagen Feste Wochenstunden: 20 Std./Woche, Mo–Fr – Zeitfenster nach Absprache 11:00–15:00 Uhr oder 12:00–16:00 Uhr Vergütung: 16,00–19,00 € pro Stunde (je nach Profil/Erfahrung) Gründliche Einarbeitung: strukturierter Einstieg, Checklisten, kurze Feedbackwege Kurze Entscheidungswege: direkte Abstimmung, schnelle Klärung, pragmatische Lösungen Entwicklungsmöglichkeiten: bei Interesse schrittweise mehr Verantwortung (z. B. Prozesspflege, Dokumentation, HR-Administration, Recruiting-Unterstützung, Qualitätsstandards) Sinnstiftender Arbeitskontext: du sorgst mit dafür, dass Unterstützung im Alltag zuverlässig ankommt

4) So bewirbst du dich

Sende bitte deine Unterlagen (kurzer Lebenslauf reicht) plus frühestmöglichen Starttermin an:

info@alltagsdienst-hamburg.de

Alternativ per Post:
AHS Service UG (haftungsbeschränkt)
Wandsbeker Königstraße 17
22041 Hamburg
Rückfragen:

040-593619982

Klingt nach dir? Dann schick uns deine Bewerbung – wir melden uns zeitnah und transparent zu den nächsten Schritten.

Art der Stelle: Teilzeit, Festanstellung, Werkstudent

Gehalt: 16,00€ - 19,00€ pro Stunde

Erwartete Arbeitsstunden: 20 pro Woche

Leistungen:

Firmenhandy Kostenlose Getränke
Arbeitsort: Vor Ort