Job Description

Du liebst Ordnung, Struktur und hast ein gutes Auge für Details?

Dann bist du bei uns genau richtig!
Wir sind ein internationales, wachsendes Vertriebsunternehmen in Oberhausen und suchen eine

zuverlässige Büroassistenz (m/w/d)

, die mit Organisationstalent und Sorgfalt dafür sorgt, dass im Büro alles rund läuft.

Ihre Hauptaufgaben

Diese Position unterstützt die täglichen administrativen Abläufe und stellt sicher, dass alle Unterlagen und Prozesse sorgfältig und nachvollziehbar dokumentiert sind insbesondere für die Zusammenarbeit mit unserem externen Steuerberater.

1. Administrative Koordination & Dokumentation

Zahlungs- und Lieferantenunterlagen:Vorbereitung und Organisation von Dokumenten für Lieferantenrechnungen und Unternehmensausgaben zur internen Freigabe. Rechnungsverwaltung:Unterstützung bei der Erstellung, Organisation und Ablage von Kundenrechnungen (digital und in Papierform). Dokumentenvorbereitung:Sicherstellen, dass alle Belege, Rechnungen und Kontoauszüge vollständig und monatlich für den Steuerberater bereitstehen. Datenpflege:Pflege und Aktualisierung von Datensätzen zur Unterstützung von Vertrieb und Logistik. Programmerfahrung:Kenntnisse in DATEV, Xero oder ähnlichen Programmen sind von Vorteil.

2. Büro- & Allgemeine Verwaltung

Dokumentenmanagement:Aufbau und Pflege eines gut strukturierten, prüfsicheren Ablagesystems (digital und physisch). Kommunikation & Behördenkontakt:Ansprechpartner für Ämter, Behörden und Dienstleister; Bearbeitung von administrativen Anfragen und Schriftverkehr. Büroorganisation:Verwaltung von Bürobedarf, Koordination von Dienstleistern und Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags. Kundensupport:Unterstützung bei telefonischen oder schriftlichen Kundenanfragen mit freundlicher und professioneller Kommunikation.

3. Personal- & Teamunterstützung

Recruiting-Unterstützung:Organisation von Stellenanzeigen, Bewerberkommunikation und Interviewterminen. Onboarding:Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Unterlagen für neue Mitarbeiter. Projektassistenz:Allgemeine Unterstützung bei internen Projekten und Auswertungen im Auftrag der Geschäftsführung.

Was wir bieten

Strukturiertes Arbeitsumfeld:Ein ruhiges, gut organisiertes Büro, in dem Zuverlässigkeit und Genauigkeit geschätzt werden. Einarbeitung & Schulung:Eine klare Einführung und praxisnahe Einarbeitung in alle Prozesse – auch für Quereinsteiger geeignet. Bedeutende Rolle:Eine zentrale Position in einem kleinen, internationalen Team mit kurzen Entscheidungswegen. Work-Life-Balance:Unbefristete Vollzeitstelle mit festen Arbeitszeiten (Montag bis Freitag). Vergütung:Je nach Erfahrung ca. 2.500 – 2.800 € brutto/Monat, inkl. Urlaub; Weihnachtsgeld möglich bei guter Unternehmensentwicklung. Angenehme Arbeitsatmosphäre:Freundliches, respektvolles und multikulturelles Umfeld, in dem Eigeninitiative geschätzt wird. Zusatzvorteile:Kostenlose Parkplätze und Kaffee

Ihr Profil

Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise. Erste Berufserfahrung in der Büroorganisation oder Teamassistenz. Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Excel); Erfahrung mit DATEV, Xero oder ähnlichen Programmen ist ein Plus. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse von Vorteil. Zuverlässige, disziplinierte und eigenständige Arbeitsweise mit Freude an klaren Prozessen und Teamarbeit.

Office Assistant (m/f/d) – Full-Time

Location:

Oberhausen, Germany

Reports to:

Management

Do you love order, structure, and have a keen eye for detail?

Then this role is perfect for you!
We are a growing, international distribution company based in Oberhausen, and we are looking for a

reliable Office Assistant (m/f/d)

who ensures that daily office operations run smoothly with precision and organization.

This role is ideal for someone who enjoys keeping things structured, takes pride in accuracy, and values efficiency in supporting a small, dynamic international team.

Your Key Responsibilities

This position supports daily administrative operations and ensures that all documents and processes are carefully maintained and ready for coordination with our external tax advisor.

1. Administrative Coordination & Documentation

Payment & Supplier Documentation:

Collect and organize documents for supplier invoices and company expenses for internal review and approval.

Customer Invoice Handling:

Assist with the creation, organization, and filing of customer invoices (both digital and physical).

Document Preparation:

Ensure that all financial and administrative documents (invoices, receipts, statements) are complete and ready for monthly submission to the tax advisor.

Data Entry:

Maintain structured databases and assist with updates for the sales and logistics teams.

Program Skills:

Experience with DATEV, Xero, or similar systems is a plus.

2. Office & General Administration

Document Management:

Maintain well-organized, audit-ready filing systems (digital and physical).

Communication & Liaison:

Serve as the administrative contact for city authorities, government offices, and service providers; handle correspondence professionally.

Office Operations:

Manage office supplies, coordinate vendors, and ensure smooth daily office functioning.

Customer Support:

Assist with phone or email inquiries professionally and courteously.

3. Human Resources & Team Support

Recruitment Assistance:

Support recruitment by managing job postings, candidate communication, and interview scheduling.

Onboarding:

Assist management with administrative tasks and documentation for new employees.

Project Support:

Provide administrative assistance for internal projects and reporting as needed.

What We Offer

Structured Work Environment:

A calm, well-organized office where reliability and attention to detail are valued.

Training & Onboarding:

Clear, step-by-step introduction and coaching in all processes – also suitable for career changers.

Meaningful Role:

A central position in a small, international team with short decision-making paths.

Work-Life Balance:

Permanent full-time position with fixed working hours (Monday–Friday).

Compensation:

Depending on experience, approx.

€2,500 – €2,800 gross/month

, including vacation; Christmas bonus possible depending on company performance.

Supportive Culture:

Friendly, respectful, and multicultural environment where initiative and reliability are appreciated.

Additional Perks:

Free on-site parking and coffee.
*

Your Profile

Strong

organizational skills

and a structured, detail-focused mindset. Previous experience in

office administration, coordination, or team support

roles. Good command of

MS Office (especially Excel)

; experience with

DATEV, Xero, or similar systems

is an advantage. Fluent

German

(spoken and written); good

English

skills are a plus.

Dependable, disciplined, and proactive

approach with the ability to work independently and manage multiple tasks efficiently.
Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Gehalt: 2.500,00€ - 2.800,00€ pro Monat

Arbeitsort: Vor Ort