Job Description

Stellenbeschreibung

Die Zentrale Assistenz fungiert als Assistenz für operative Abläufe

Überblick der Position

Die zentrale Assistenz unterstützt die Büroleitung, Geschäftsführung und Pflegedienstleitung im Tagesgeschäft. Die Position bündelt organisatorische, administrative und operative Aufgaben und sorgt dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren. Sie ist die erste Anlaufstelle für viele interne Themen und übernimmt vielseitige, auch einfache Aufgaben zuverlässig und selbstständig.

Kernaufgaben1. Administrative Unterstützung

Entgegennahme, Weiterleitung und Bearbeitung von interner und externer Korrespondenz Terminorganisation, Kalenderpflege, Koordination von Besprechungen Vor- und Nachbereitung von Meetings, inkl. Protokollführung Dokumentenmanagement (Ablage, Scannen, Strukturieren) Telefonannahme

2. Unterstützung der Leitungsebenen

Zuarbeit für Geschäftsführung, Büroleitung und PDL Vorbereitung kleiner Entscheidungsgrundlagen Übernahme delegierter Aufgaben und Aufträge Unterstützung bei organisatorischen Projekten

3. Operative Tätigkeiten im Tagesgeschäft

Erledigung einfacher Botengänge, Besorgungen oder kleinerer Alltagsaufgaben Unterstützung bei der Pflege von Personalunterlagen und Verwaltungsdokumenten Annehmen von telefonischen Anfragen und Weiterleitung an zuständige Bereiche Unterstützung bei Bestellungen und Materialorganisation

4. Kommunikations- und Serviceaufgaben

Professionelle Ansprechperson für Mitarbeitende, Kund:innen, Angehörige, Anfragen und externe Partner Freundliche und verbindliche Kommunikation Pflege kleiner interner Informationsabläufe (z. B. Aushänge, Rundmails)

Anforderungen Fachlich

Erfahrung im Büro, in der Verwaltung oder im organisatorischen Bereich wünschenswert, Freundlichkeit zählt jedoch mehr :) Sicherer Umgang mit PC, E-Mail und einfachen Office-Anwendungen Fähigkeit, Aufgaben eigenständig, strukturiert und zuverlässig abzuarbeiten

Persönlich

Hohe Serviceorientierung und Freundlichkeit Vertrauenswürdigkeit, Verschwiegenheit und Loyalität Flexibilität, Belastbarkeit und Bereitschaft, vielseitige Aufgaben zu übernehmen Teamgeist und Freude an einem sozialen, wertschätzenden Umfeld

Wir bieten

Ein herzliches, modernes Arbeitsumfeld Eine Einarbeitung Abwechslungsreiche Aufgaben ohne Überforderung Direkte Zusammenarbeit mit der Leitungsebene Raum für persönliche Entwicklung und feste Ansprechpartner Wertschätzung, Transparenz und klare Kommunikation

Ziel der Position

Die Assistenz entlastet die Leitungsebenen, schafft Ordnung, Struktur und Ruhe im Hintergrund und trägt dazu bei, dass das Unternehmen organisatorisch stabil und effizient läuft.

Art der Stelle: Teilzeit

Gehalt: 15,00€ pro Stunde

Erwartete Arbeitsstunden: 20–32 pro Woche

Leistungen:

Betriebliche Altersvorsorge Firmenhandy Flexible Arbeitszeiten
Arbeitsort: Vor Ort