Job Description

UnternehmerKompositionen - sinnstiftende Konzepte

Standort:

40667 Meerbusch-Büderich

!!!! Bewerbung bitte ausschließlich über die unten genannte E-Mail Adresse !!!

Sind Sie eine sehr erfahrene Assistenzkraft und suchen ein wertschätzendes, herausforderndes Umfeld im Raum Düsseldorf, in dem Sie sich selbst und Ihre Lösungsstrategien permanent weiter entwickeln können, dürfen und müssen? Dann könnten wir zusammen passen.

Rahmenbedingungen

Vollzeit (40 h), 5-Tage-Woche (Mo–Fr) Beginn: schnellstmöglich Gehalt: verhandelbar, abhängig von Qualifikation Einsatzort: vor Ort / Homeoffice in Ausnahme oder Notfall

Aufgaben:

Souveräne Unterstützung für Geschäftsführung, Beraterin und Mandantenbetreuung

Prozess- und Ablage-Optimierung

(Digitalisierung, Automatisierung, Standard-Arbeits-Anweisungen / SAA)

Vorlagen- und Schriftsatzarbeit in Word

(Muster, Textbausteine, Qualitätssicherung)

E-Mail-, Kalender- und Aufgabensteuerung in Outlook

(Regeln, Suchordner / „intelligente Postfächer“, Delegationen)

PDF- / Scanning-Workflows mit OCR,

saubere Benennung und Ablage in Team Drive

Datenaufbereitung und Auswertungen in Excel

(z. B. Pivot, Plausibilitätschecks)

Einsatz moderner KI-Tools im Office-Alltag

(z.B. ChatGPT, Perplexity)

zur Textoptimierung, Prozessunterstützung und Dokumentenprüfung Terminorganisation, Telefon / Empfang, Besprechungs-Vor- / Nachbereitung Rechnungs- und Forderungsmanagement, Postbearbeitung, Buchhaltungsvorbereitung Koordination von Geldwäsche- und Datenschutzprozessen (etabliert) Organisation von Bestellungen und Retouren

Ihr Profil:

Must-have Fachkompetenzen (nicht verhandelbar)

macOS-Expertise (5+ Jahre, tägliche Praxis):

Systemeinstellungen, Benutzer / Rechte, Dateiorganisation, Shortcuts; Automatisierung (Kurzbefehle / Automator, ggf. Hazel / Keyboard Maestro).

Word (Office 365, exzellent):

echte dotx- / dotm-Vorlagen mit Formatvorlagen, Feldern, Kopf / Fuß;

Schnellbausteine / Textbausteine

, Serienbriefe, Dokumentschutz, Versions- und Änderungsmanagement.

Outlook für Mac (sehr gut): intelligente Postfächer / Suchordner, Regeln

(inkl. Prioritäten / „Stop processing“), Mehrkonto- / Shared-Mailbox-Handling, Delegationen, Kalender-Serien und Kategorien, E-Mail ? Aufgabe / Termin-Workflows.

PDF / OCR:

Durchsuchbare PDFs erzeugen, mehrseitig zusammenführen / teilen, Kommentieren / Stempeln;

konsequente Dateibenennung und Ablage in Team Drive

nach klaren Regeln.

KI im Office-Alltag (tägliche Routine):

aktive Accounts (z. B.

ChatGPT, Perplexity

), sicheres Prompting (Zusammenfassen, Umformulieren, Checklisten, SAA-Entwürfe, E-Mail-Entwürfe), Neugier auf neue Tools und Evaluierung ihres Nutzens.

Excel (sehr gut):

strukturierte Tabellen und Auswertungen, XVERWEIS / INDEX-VERGLEICH, WENN-Logik, Datenbereinigung, Grund-Diagramme, (ggf. Pivot).

Weitere Pluspunkte

Sehr strukturierte Arbeitsweise, hohe Detailtreue, dokumentierte Qualitätssicherung Erfahrung mit Task- / Prozess-Tools (z. B. TimO) und sauberer Übergabe / Dokumentation Grundverständnis für rechtlich / steuerlich sensible Dokumente und deren sorgfältige Handhabung

Anforderungen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Sekretariat / Assistenz / Büroleitung) mit

mehrjähriger Berufserfahrung

Hohe Technik- und Automatisierungsaffinität

– Freude am Verbessern, Testen, Standardisieren

Sehr gute Deutschkenntnisse

solide Englischkenntnisse

Was wir bieten:

Attraktives Gesamtpaket: 40-Stunden-Woche, flexible Arbeitszeiten,

30 Urlaubstage

Regelmäßige, monatliche Feedback-Gespräche

Konstruktive Fehlerkultur

(auch in Richtung der Geschäftsführung)

Wöchentlichen Team-Austausch

Erwartung von laufenden

Fort- und Weiterbildungen

zur ständigen Verbesserung

Hochwertiger Arbeitsplatz:

Einzel- Büros für konzentriertes Arbeiten, Begegnungsbereiche für Austausch und Kommunikation, angenehmes Ambiente, wohnliche Einrichtung mit Echtholzmöbeln u. Teppichen, begrünte Außenterrassen für bestmögliche Erholung in den Pausen, etc.

Mac-Hardware

(MacBook, iPhone, iPad, etc.)

Daten-Umgebung

: cloudbasierte Arbeit und Server mit VPN-Zugang Arbeitsort: Aufgrund der Aufgaben

vor Ort

in 40667 Meerbusch-Büderich

Homeoffice:

später mit 1 Tag / Woche möglich, sowie in Ausnahmefällen nach Absprache

Unser Auswahlprozess (transparent)

1.) Kurzes Telefonat als Tech-Interview:

ca. 15 Minuten
Outlook-Regelset / Suchordner-Logik, macOS-Automatisierung, Datenqualität

2.) Intensiv-Telefonat mit GF:

ca. 60 Minuten
Erstes Kennenlernen auch der persönlichen Ebene am Telefon. Vertiefte wechselseitige Fragen klären.

3.) Probearbeiten vor Ort

ca. 3-4 h
Wir lernen uns live kennen. Wir Sie. Sie uns. Für die gestellten Aufgaben stellen wir voll funktionsfähige Original-Technik zur Verfügung.

Word:

dotx-Vorlage mit Bausteinen und sauberer Formatarchitektur

OCR / Team Drive:

Scan ? OCR ? Benennung ? Ablage nach Vorgabe

KI-Mini-Workflow:

SAA-Entwurf + 3-Satz-Summary inkl. Prompts

Excel:

kleine Pivot-Auswertung mit Diagramm und Kurzinterpretation

Interesse geweckt?

Falls Sie es bis hierhin ausgehalten haben, und immer noch lesen, scheint es irgendwie zu passen. Dann sollten Sie sich unbedingt melden.

WICHTIG!

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung

ausschließlich

per E-Mail an:

bewerbung@unternehmerkompositionen.de

mit:

1.) einem individuellen, persönlichen Anschreiben,

2.) Lebenslauf

3.) Zeugnissen

Um eine effiziente Bearbeitung Ihrer Bewerbungsunterlagen zu gewährleisten, weisen wir darauf hin, dass nur vollständige Unterlagen Berücksichtigung finden.

Wir freuen uns auf Sie!

Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Gehalt: ab 70.000,00€ pro Jahr

Leistungen:

Firmenhandy Flexible Arbeitszeiten Kostenlose Getränke
Arbeitsort: Vor Ort