Job Description

Sie behalten gerne den Überblick, sind organisationsstark und koordinieren souverän im Hintergrund?

Als Assistenz der Fachbereichsleitung Kontrolle übernehmen Sie zentrale organisatorische Aufgaben und sorgen dafür, dass Leitung und Führungskreis effizient und gut strukturiert arbeiten können.

Hier bringen Sie sich ein

Fachbereichsleitung unterstützen:

Sie organisieren Termine, Dienstreisen und Unterlagen, behalten Fristen und To-dos im Blick und sorgen für eine reibungslose Kommunikation.

Führungskreis koordinieren:

Sie konsolidieren Geschäftsführung-Regelberichte, Gremienunterlagen und Roadmaps, stellen Unterlagen zur Terminvorbereitung zusammen, verteilen zentral abgelegte Meeting-Dokumente und halten Fristen sowie Aufgaben innerhalb des Führungskreises nach.

Workshops begleiten:

Sie unterstützen bei der Vorbereitung und Durchführung von Workshops mit dem Bundesamt für Mobilität und Logistik (inkl. quartalsweiser Dienstreisen nach Bonn) und begleiten die Fachbereichsleitung bei übergreifenden Terminen und Abstimmungen.

Fachbereich organisieren:

Sie kümmern sich um Berechtigungen und Arbeitsplatzausstattung, vertreten die Teamassistenz, unterstützen in der Zeitwirtschaft und prüfen Jira-Artefakte auf formale Vollständigkeit.

Das bringen Sie mit

Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Excel, PowerPoint, Outlook) Deutschkenntnisse auf C2-Niveau in Wort und Schrift Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und ein gutes Gespür für den richtigen Ton zwischen Durchsetzungsvermögen und Serviceorientierung Präsenz vor Ort an mindestens zwei Tagen pro Woche

Das ist für Sie drin

Intensive Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen
Attraktive Vergütung und umfangreiche Arbeitgeberleistungen Breites Qualifizierungsangebot zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche; Verkürzung der Arbeitszeit (40 Std./W.) nach Absprache möglich Hybrides Arbeitsmodell (mind. 2 Präsenztage/Woche) mit der grundsätzlichen Möglichkeit, aus dem EU-Ausland zu arbeiten Flexible Arbeitszeiten von Mo.-Fr. (Gleitzeit) Zentral gelegener Standort am Potsdamer Platz mit optimaler Verkehrsanbindung Mittags sparen in Partnerrestaurants dank 6 Euro Essenszulage Job-Rad, Jobticket oder alternativ ein Mobilitätszuschuss von 40 Euro/Monat Betriebliche Altersvorsorge

Sie möchten uns bei unserer wichtigen Mission unterstützen?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen mit Angabe frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.



Bitte senden Sie uns Ihre Unterlagen ausschließlich als PDF-Datei mit insgesamt maximal 3 MB zu. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt entsprechend unserer Datenschutzerklärung für Bewerbungen.



Unser Bewerbungsprozess umfasst ein erstes Telefoninterview, ein Remote-Vorstellungsgespräch und ein persönliches Kennenlernen vor Ort. Bewerbende mit einer Schwerbehinderung (w/m/d) werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.



Toll Collect GmbH • Personalmanagement • Linkstraße 4 • 10785 Berlin