Job Description

Assistenz der Leitung der Stabstelle PQM (w/m/d)

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Einsatzort:

Vorstandsstabstelle Prozess- und Qualitätsmanagement. Die Stabstelle PQM untersteht direkt dem kaufmännischen Direktor und befindet sich derzeit im Aufbau.

Arbeitszeit:

38,50 Stunden/Woche

Befristung:

unbefristet

Einstieg:

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vergütung:

EG 10 (TV-L)

Ihre Aufgaben

Unterstützung der Stabstellenleitung und des Stabstellen-Teams bei der Definition und laufenden Weiterentwicklung des UKA-Standards zur Prozessdokumentation und Prozessmodellierung, der Organisation und Betreuung der UKA-Community von Process Champions, der fachlichen Betreuung, Pflege und Qualitätssicherung der UKA-Tools für das Prozessmanagement und QM&BE (Qualitätsmanagement & Business Excellence) zur Erreichung von Business Process Excellence im gesamten Uniklinikum.


Koordinations-, Organisations- und Kommunikationsaufgaben in der Stabstelle: + Sicherstellung der Erreichbarkeit der Stabstelle
+ Koordination und Organisation von Terminen, Meetings, Veranstaltungen, Reisen, etc.
+ Vor- und Nachbereitung von Terminen durch Erstellung und Aufbereitung von Protokollen, Berichten und Präsentationen
+ Kommunikation mit Stabstellen, Geschäftsbereichen, internen Auftraggebern und externen Dienstleistern
+ Zusammenarbeit mit der Stabstelle Kommunikation zur Darstellung der Stabstellenaktivitäten und Umsetzung innovativer Kommunikationsformen
Fachliche Administration und Qualitätssicherung der UKA-Tools für das Prozessmanagement (insbesondere „Signavio“) und QMS & BEProgramm Aktive Unterstützung in der Prozessdokumentation und Modellierung + Pflege und Verwaltung von Dokumentationen, SOPs und qualitätsrelevanten Unterlagen
+ Unterstützung bei Projektplanung, -durchführung und -dokumentation: Aufgabenkoordination, Fortschrittsüberwachung, Anwendung agiler Methoden (z. B. Scrum), Pflege von Projekt- und Meilensteinplänen
+ Mitwirkung bei internen Audits zu Prozessen und Verfahrensanweisungen.

Ihr Profil

Abgeschlossenes Bachelor Studium in BWL, IT oder vergleichbare Kenntnisse Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C2) in Wort und Schrift Sicherer Umgang mit gängigen Microsoft Office-Anwendungen Erfahrungen als Team-Assistenz oder im Office- und Projektmanagement (PMO) Kenntnisse im Qualitätsmanagement oder Prozessmanagement wünschenswert Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B1) (für internationale Dokumentation und Kontakte) wünschenswert Beherrschung digitaler Tools im Prozess-, Projekt- und Qualitätsmanagement wünschenswert Kenntnisse im Change-Management und in Kulturentwicklung in großen Organisationen wünschenswert Motivation, Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Lernbereitschaft Verantwortungsbewusstsein und Diskretion Strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Kommunikationsgeschick Eigeninitiative und Service- und Kundenorientierung Stressbelastbarkeit und freundliches Auftreten, lösungsorientiertes Arbeiten

Wir bieten…

30 Tage Urlaub/Jahr

Mitarbeitende werben Mitarbeitende für verschiedene Berufsgruppen /

Prämie von 3.000 Euro

Überdurchschnittliche betriebliche Altersversorgung

durch die VBL - wir peppen Ihre Rente auf!

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

- planen Sie mit uns Ihre Karriere - wir bieten Ihnen über 300 Möglichkeiten dazu an

Entspannter Arbeitsweg

- vergünstigtes ÖPNV-Ticket oder Parkplatz

Familienfreundliche Unternehmenskultur

(Betriebskindergarten, Ferienfreizeiten für Kids und ein Familienservicebüro)

Fit & Gesund

- von Gesundheitsförderung bis Hochschulsport – wir haben alles für Sie Mit

Corporate Benefits

gibt’s attraktive Rabatte beim Shoppen Eine

Onboarding-App

für neue Mitarbeitende

Verlängerte Öffnungszeiten

unseres Personalrestaurants

Bewerbungsverfahren:

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsportal unter Angabe von

GB-P-54003

ein. Die Bewerbungsfrist endet am

31.12.2025

.

Kontakt:

Bei Fragen steht Ihnen

Frau Naffi Wade,

Leiterin der Stabstelle Prozess- und Qualitätsmanagement (PQM), Leiterin des SPRUNG Programmsgerne zur Verfügung:

E-Mail: nwade@ukaachen.de

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Diese Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.



Die Uniklinik RWTH Aachen fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des LGG bevorzugt berücksichtigt.



Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind uns willkommen und werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.



Eine Beschäftigung unterhalb der oben angegebenen Wochenarbeitszeit ist grundsätzlich möglich.



Für Ihre Bewerbung sollten Sie bevorzugt unser digitales Bewerbungsportal unter www.karriere.ukaachen.de nutzen. Dort haben Sie die Möglichkeit, Ihre Unterlagen in der elektronischen Bewerbungsmappe sicher vor unbefugten Zugriffen zu hinterlegen. Bewerbungen, die uns per Email erreichen (dieser Übertragungsweg ist in der Regel nicht ausreichend geschützt), werden in unser Bewerbungsportal übertragen und danach datenschutzkonform gelöscht. Falls Sie einer Überführung in das Portal nicht zustimmen, können wir Ihre Bewerbung leider nicht berücksichtigen. Die Daten im Portal werden nach Ablauf der Vorhaltefrist gelöscht.