Job Description

Über uns

Hellberg Consulting e.K. ist ein Dienstleistungsunternehmen mit Fokus auf IT-Service, Managed Hosting, Datenschutz und IT-/Unternehmensberatung. Wir bieten unseren Kunden ein umfassendes „Rundum-sorglos“-Paket im IT-Sektor — individuell, flexibel und persönlich.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir

ab sofort

eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d).

Deine Aufgaben

Assistenz der Geschäftsführung & Office Management

Operative Unterstützung der Geschäftsführung Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen (Agenda, Protokolle, Follow-up) Kommunikation per Telefon, E-Mail und schriftlich mit Kunden, Partnern und internen Ansprechpartnern Allgemeine Büroorganisation inkl. Dokumentenmanagement, Ablage sowie Angebots- und Rechnungsverwaltung Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Behörden, Kunden, Partnern und dem Team Unterstützung bei internen Projekten Unterstützung im Qualitäts- und Projektmanagement sowie in der Projektplanung und -koordination Organisation und Koordination von Aus- und Weiterbildungen Reisebuchungen und Spesenabrechnungen Erstellen und Prüfen von Verträgen Annahme und Prüfung von Post-, Paket- und Speditionslieferungen Pflege und Organisation der Büroräume sowie gemeinschaftlicher Bereiche Unterstützung bei hauswirtschaftlichen und hausmeisterlichen Tätigkeiten Firmeneinkäufe

Personalwesen (HR)

Vertragswesen, Onboarding und Einarbeitung neuer Mitarbeitender Pflege von Personalakten und Stammdaten Zeiterfassung sowie Verwaltung von Abwesenheiten, Urlaub und Krankmeldungen Abwicklung von Austritten und Kündigungen Meldungen an Sozialversicherungen und Behörden Erstellung und Aktualisierung von HR-Richtlinien, Policies und Prozessen Unterstützung bei arbeitsrechtlichen Fragestellungen Beratung von Mitarbeitenden in persönlichen und konfliktbezogenen Anliegen Gesundheitsmanagement Zusammenarbeit mit der Berufsgenossenschaft (Arbeitsschutz, Gefährdungsbeurteilung) Betreuung der Auszubildenden, Kooperation mit IHK und Berufsschule

Finanz- und Rechnungswesen

Erfassen und Buchen sämtlicher Geschäftsvorfälle (Rechnungen, Kassenbelege, Banken) Pflege von Debitoren- und Kreditorenkonten Überwachung offener Posten und Durchführung des Mahnwesens Erstellung und Prüfung von Ein- und Ausgangsrechnungen Vorbereitung und Durchführung von Zahlungsläufen Kontenabstimmung und Klärung von Differenzen Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse Buchen von Abgrenzungen und Rückstellungen Bereitstellung von Unterlagen für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldungen sowie Unterstützung bei steuerlichen Meldungen Unterstützung bei Betriebsprüfungen

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Vorbereitung / Durchführung der Lohnabrechnung

Dokumentenmanagement, Compliance & Administration

Pflege des Belegarchivs Digitalisierung und Verwaltung von Dokumenten Sicherstellung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (insbesondere Arbeitsrecht & Datenschutz) Inventur und Pflege des Anlagevermögens

Dein Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Struktur in der Arbeitsweise Selbstständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise Sicherer Umgang mit MS Office / gängigen Büro- und Kommunikationsprogrammen, sowie selbständige Einarbeitung in neue Software Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit (schriftlich und mündlich), Service- und Kundenorientierung Diskretion und Verantwortungsbewusstsein — gerade im Umgang mit sensiblen Daten bzw. Kundeninformationen Idealerweise erste Erfahrungen im Assistenz- oder Verwaltungsbereich bzw. Interesse an IT-nahen Themen

Wir bieten

Ein interessantes und abwechslungsreiches Umfeld in einem kleinen, dynamischen Unternehmen Einen festen Arbeitsplatz mit Gestaltungsspielraum und Einblick in spannende IT- und Beratungsprojekte Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege Ein motiviertes und kollegiales Team Flexible Arbeitszeiten Unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeit 30 Tage Urlaub Kostenfreie Versorgung mit Kaffee/Tee und Snacks und Getränken Raum für eigene Ideen

Bewerbung

Wenn du Interesse an dieser Position hast und dich der beschriebenen Herausforderung gewachsen fühlst, freuen wir uns auf deine Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, ggf. Zeugnisse). Bitte sende deine Unterlagen per E-Mail an: personal@hellberg-consulting.de

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Gehalt: 40.000,00€ - 54.000,00€ pro Jahr

Leistungen:

Betriebliche Weiterbildung Firmenevents Firmenhandy
Arbeitsort: Vor Ort