Job Description

Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

30 Stunden pro Woche

Berlin/ Prenzlauer Berg

Wir sind ein kreatives Studio, das die fotografischen, filmischen und

kunstbezogenen Projekte zweier international tätiger Künstler betreut. Unsere

Arbeit umfasst Ausstellungen, Fotoproduktionen sowie Film- und

Medienprojekte in Zusammenarbeit mit renommierten Partnern, Museen,

Galerien und Agenturen weltweit.

Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine verlässliche,

strukturierte und langfristig orientierte Assistenz, die hands-on

arbeitet, proaktiv mitdenkt und Aufgaben eigenständig vorantreibt -

und Freude an Organisation, Administration und Teamarbeit hat.

Die Position ist ab dem 1. Februar 2026 zu besetzen.

Deine Rolle

Als Assistenz der Geschäftsführung arbeitest du eng mit der Geschäftsführerin

zusammen, übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben und

trägst zu einem strukturierten Studioalltag bei. Wir suchen eine Person, die

gerne in einer administrativen Rolle arbeitet und die Zusammenarbeit mit der

Geschäftsführerin professionell unterstützt.

Anstellungsart

Die Position ist als Teilzeitstelle mit 30 Stunden pro Woche angelegt.

Die konkrete Ausgestaltung richtet sich flexibel nach Profil und Erfahrung der

Bewerber:innen.

Deine Aufgaben

1. Unterstützung in Strategie & Planung

Priorisierung und erste Einschätzung eingehender Anfragen

Vorbereitung von Informationen, Zusammenfassungen und

Entscheidungsvorlagen

Recherche und organisatorische Vorbereitung für Meetings & Projekte

Erstellung von Antwortentwürfen und professioneller Korrespondenz

2. Projekt- & Aufgabenmanagement

Organisation von Terminen, Abläufen und Arbeitslisten für

Ausstellungen, Kunst- und Fotoprojekte

Vor-und Nachbereitung von Meetings

Koordination kleinerer Videoformate (Interviews, Statements, Talks)

Reisevorbereitung und organisatorische Begleitung

Abstimmung mit internationalen Teams und Partner:innen

3. Bildverkauf & administrative Unterstützung

Angebotserstellung nach Briefing

Erstellung von Werk- und Bildlisten

Rechnungsvorbereitung

4. Kommunikation & Networking

Freundliche, professionelle Ansprechperson für Partneragenturen,

Museen, Galerien und Institutionen

Pflege von Kontaktlisten, Gästelisten und Einladungen

Unterstützung bei PR-Themen (Website-Updates, Newsletter-

Vorbereitung, Pressetexte)

Terminkoordination

Unterstützung im Social-Media-Bereich, insbesondere bei der Erstellung

von Instagram-Posts und einfachem Content-Support.

5. Finanz- & Buchhaltungsvorbereitung

Vorbereitung der monatlichen Buchhaltung (Belege, Kreditkarten, Reise und

Auslagenabrechnungen)

Unterstützung im Projektcontrolling (Zuarbeit, Zahlen sammeln, Reports

vorbereiten)

Vorbereitung der Unterlagen für das Steuerbüro

6. Office-Management

Sicherstellung eines reibungslosen Studioalltags

Vor- und Nachbereitung von Team- und Strategie-Meetings

Organisation interner Abläufe, Dokumentenmanagement

7. Unterstützung im Personalbereich

Unterstützung bei der Erstellung interner Dokumente

8. Rechteverwaltung (unterstützende Aufgaben)

Bearbeitung und Vorbereitung von Lizenzanfragen

Zuarbeit in der Verwaltung von Autoren- und Bildrechten

Was du mitbringst

Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Projektmanagementrollen

Freude an administrativen und organisatorischen Aufgaben

Proaktive, strukturierte und hands-on Arbeitsweise

Freundliches, professionelles Auftreten im internationalen Umfeld

Verlässlichkeit, Diskretion und Teamgeist

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Affinität zu Kunst, Fotografie oder Film ist ein Plus

Was wir bieten

Eine vielseitige Teilzeitstelle mit 25-30 Stunden pro Woche

Eine abwechslungsreiche Position im kreativen Umfeld von Kunst,

Fotografie und Film

Ein inspirierendes Studio in Berlin/ Prenzlauer Berg

Enge Zusammenarbeit mit der Geschaftsführung und einem freundlichen

& engagierten Team

Internationale Kontakte und vielfältige Projekte

Bewerbung

Wir freuen uns über Bewerbungen mit Lebenslauf, kurzem

Motivationsschreiben von Menschen jeden Geschlechts und jeder Herkunft.

Besonders angesprochen fühlen dürfen sich Personen, die Freude an

Organisation, Administration und strukturierter Arbeit haben und eine

langfristige, verlässliche Rolle suchen.

Die Bewerbungsphase läuft im Dezember und Januar.

Wir beginnen mit ersten Auswahlgesprächen ab dem 19. Januar 2026;

vertiefende Gespräche finden bis zum 30. Januar 2026 statt.

Das Arbeitsverhältnis beginnt am 1. Februar 2026.

Art der Stelle: Teilzeit

Gehalt: 2.100,00€ - 2.700,00€ pro Monat

Erwartete Arbeitsstunden: 30 pro Woche

Leistungen:

Flexible Arbeitszeiten Gleitzeit
Arbeitsort: Vor Ort