Job Description

Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützen Sie die Unternehmensleitung in administrativen und organisatorischen Belangen. In dieser vertrauensvollen Position sind Sie direkt der Geschäftsleitung unterstellt und berichten regelmäßig über relevante Entwicklungen, Entscheidungen und Aufgabenstellungen. Gleichzeitig agieren Sie lösungsorientiert und proaktiv mit eigenen Vorschlägen zur Optimierung von Abläufen und Strukturen.

Die Position wird als zentrales Servicezentrum für das gesamte Unternehmen verstanden. Sie übernehmen Ihre Aufgaben eigenverantwortlich und ohne Führungsverantwortung für weitere Mitarbeiter:innen.

/// Ihre Aufgaben

Gatekeeper-Funktion

Erste Ansprechperson für interne und externe Anfragen Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Unternehmens Professionelle telefonische und schriftliche Kundenkommunikation in deutscher und englischer Sprache Souveräne Steuerung der Kommunikation zur Entlastung der Geschäftsleitung

Daten-, Angebots- und Auftragsmanagement

Pflege und Aktualisierung von Kundendaten im CRM Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen

Kundenbetreuung und Support

Betreuung des bestehenden Kundenstammes Enge Zusammenarbeit mit dem Controlling und Vertrieb

Schulungsorganisation, Ressourcen- und Kostenmanagement

Planung und Koordination des Schulungsbetriebs gemäß Schulungsplan Auslastungsplanung und Ressourcenmanagement Organisation von Büro- und Schulungsmaterialien, Sauberkeit und Ordnung

Buchhaltungsvorbereitung

Pflege von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Belegmanagement Enge Zusammenarbeit mit dem externen Buchhalter und Steuerberater

/// Ihr Profil

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation wünschenswert Organisationstalent, Diskretion und hohe Eigenverantwortung Strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise Souveränes, freundliches Auftreten und professioneller Umgang mit sensiblen Informationen Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Art der Stelle: Vollzeit, Teilzeit, Festanstellung

Gehalt: 32.000,00€ - 45.000,00€ pro Jahr

Erwartete Arbeitsstunden: 20–40 pro Woche

Leistungen:

Betriebliche Altersvorsorge Firmenevents Gleitzeit Homeoffice-Möglichkeit Kostenlose Getränke
Bewerbungsfrage(n):

Können Sie Aufgaben eigenständig priorisieren und Entscheidungen innerhalb Ihres Verantwortungsbereichs selbst treffen? Haben Sie Erfahrung mit der vorbereitenden Buchhaltung, z.?B. Belegprüfung oder Rechnungserfassung?
Ausbildung:

Mittlere Reife oder gleichwertig (Erforderlich)
Berufserfahrung:

Microsoft Office: 1 Jahr (Wünschenswert) Assistenz: 1 Jahr (Wünschenswert)
Sprache:

Deutsch (Erforderlich) Englisch (Wünschenswert)
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 71034 Böblingen

Voraussichtliches Einstiegsdatum: 01.09.2025