Job Description

Die Integrierte Leitstelle Heidelberg/Rhein-Neckar-Kreis gGmbH sucht für den Zeitraum 01.03.2026 bis 31.05.2028 eine

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), 70 % Teilzeit - Elternzeitvertretung, befristetes Arbeitsverhältnis -

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d), die unser Führungsteam bei der Organisation und Koordination unterstützt. In dieser verantwortungsvollen Position sind Sie die zentrale Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung und den verschiedenen Unternehmensbereichen. Sie übernehmen eigenverantwortlich administrative Aufgaben, koordinieren Termine und bereiten wichtige Meetings vor. Ihre proaktive Arbeitsweise und Ihr Organisationstalent tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf unserer Geschäftsprozesse bei. Eine sorgfältige Arbeitsweise, Diskretion sowie ein professionelles Auftreten zeichnen Sie aus.

Aufgaben

Allgemeine Büroarbeiten, selbständige Bearbeitung folgender Assistenztätigkeiten:

· Terminkoordination und -überwachung, Organisation und Koordination von betrieblichen Reisen

· Interne und externe Kommunikation sowie Stammdatenpflege externer Akteure

· Bearbeitung und Koordination der Post sowie digitale Funktionspostfächer nach Vorgabe

· Mitarbeit bei der Vor- und Nachbereitung von (Online-)Meetings, Besprechungen, Ausschüssen, Sitzungen, Veranstaltungen Protokollführung bei (Online-)Meetings, Besprechungen, Ausschüssen, Sitzungen

· Einholung, Bewertung und Beauftragung von Angeboten bis zum Projektabschluss

· Ablagemanagement

· Beschaffungswesen

· Zuarbeit bei der Erstellung von Pressemeldungen, Berichten, Budgets und Finanzplänen

· Mitbetreuung des Vertragswesen, insbesondere in der Betreuung und Weiterentwicklung von Stammverträgen

· Betreuung des Versicherungsportfolios des Unternehmens

· Betreuung Ticketsystem der Abteilung Geschäftsstelle (osTicket)

· Unterstützung bei Content-Erstellung und -Planung, Community Management, Monitoring sowie Analyse und Optimierung von sozialen Medien (Homepage, Facebook, Instagram, X, TikTok, mastodon, Xing, YouTube, LinkedIn)

· Verwaltungsarbeit KatRetter (Betreuung des Ersthelfenden Postfachs, Anlegen und Verwaltung von Ersthelfenden)

Qualifikationen

· abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

· Quereinstieg bei persönlicher Qualifikation möglich

· sicherer Umgang mit MS Office

· organisatorisches Geschick und strukturierte Arbeitsweise

· selbstbewusstes und sicheres Auftreten und hohes Maß an Eigeninitiative

· kooperative Zusammenarbeit sowohl mit Vorgesetzten, im Team als auch mit Externen

· gute sprachliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch

· Sensibilität für die Arbeit in einer Hochverfügbarkeitsumgebung

· Bereitschaft zur Arbeit in Präsenz an zwei Standorten (Ladenburg und Heidelberg)

Wir bieten Ihnen

· eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer modernen Leitstelle mit Betriebsstandorten in Ladenburg und Heidelberg

· eine 70% Teilzeitstelle mit leistungsgerechter Vergütung in E8 TVöD VKA. Die Eingruppierung erfolgt entsprechend der persönlichen Qualifikationen und tariflichen Regelungen

· Zusatzrentenversicherung (ZVK) beim Kommunalen Versorgungsverband Baden-Württemberg (KVBW)

· monatliche Bezuschussung zum Deutschlandticket

· Corporate Benefits Portal

Art der Stelle: Teilzeit, Befristeter Vertrag
Vertragsdauer: 27 Monate

Erwartete Arbeitsstunden: 27.3 pro Woche

Leistungen:

Betriebliche Altersvorsorge Flexible Arbeitszeiten Gleitzeit
Arbeitsort: Vor Ort