Job Description

Du liebst Struktur, denkst mit, handelst vorausschauend und hältst dem Management den Rücken frei – auch dann, wenn es schnell und laut wird.



Du organisierst nicht nur, du steuerst mit. Du brauchst keinen Titel, um Wirkung zu entfalten – du schaffst Klarheit, bevor andere merken, dass Chaos droht.



Aufgaben



Organisation und Priorisierung eingehender Anfragen, E-Mails und Themen Terminplanung, Koordination von Meetings, Vor- und Nachbereitung Eigenständige Durchführung klassischer Assistenzaufgaben (Telefonate, Schriftverkehr, Ablage) Einholen und Erstellen von Angeboten, Durchführung von Recherchen Unterstützung bei buchhalterischen Vorgängen (z.?B. Rechnungserstellung, USt-Voranmeldung) Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern, Partnern Koordination von Aufgaben über mehrere Gesellschaften hinweg Mitwirkung bei administrativen Prozessen rund um Immobilienabrechnungen Operative Zuarbeit in laufenden Projekten (z.?B. Nachhalten von Deadlines, Sammeln von Unterlagen) Laufende Verbesserung und Strukturierung interner Abläufe

Qualifikation



Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz Erfahrung im unternehmerischen Umfeld (kein Konzern, keine Behörde) Grundkenntnisse in der Rechnungsstellung und USt-Voranmeldung Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, fehlerfreies Deutsch Belastbarkeit, Eigenverantwortung und klare Kommunikation Sicherer Umgang mit MS Office Absolute Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Loyalität Wohnort im Umkreis Dortmund Präsenz im Büro (keine Remote-Option)

Benefits



Zusätzliche Urlaubstage – über die gesetzlichen Regelungen hinaus Firmenhandy und -laptop – modern ausgestattet für mobiles Arbeiten Betriebliche Gesundheitsbenefits – langfristige Vorsorgeoptionen über die private Variante hinaus Mitarbeitervergünstigungen – z.?B. Rabatte auf Produkte oder Dienstleistungen Kostenfreie Parkplätze am Standort Dortmund – stressfrei pendeln Kostenlose Snacks & Getränke – für Energie im Alltag Mentoring-Sessions – persönliche Weiterentwicklung und Beratung Regelmäßige Team-Events – gemeinsame Aktivitäten zur Stärkung des Teamgeists

Was uns an Dir zusätzlich begeistern würde (kein Muss)



Erfahrung mit Immobilienabrechnungen oder Projektunterstützung Technisches Grundverständnis & digitale Aufgeschlossenheit Fähigkeit, in turbulenten Situationen den Überblick zu behalten Interesse an Persönlichkeitsentwicklung und pragmatischer Lösungsorientierung * Lust auf ein Umfeld mit Tempo, klaren Erwartungen und echter Verantwortung