Job Description

Ihre Aufgaben

Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und administrativen Prozessen (z. B. Handelsregistereinträge, Prokura, Satzungsänderungen, Vertragsmanagement) in Zusammenarbeit mit externen Kanzleien, Notariaten und Berater:innen Fristenverfolgung und sorgfältige Dokumentation relevanter Beschlüsse, Verträge und Vorgänge Erstellung und Pflege von Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen Unterstützung bei projektbezogenen Themen wie Kostenstellenmanagement, Eventplanung oder internen Initiativen Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Bereichen und externen Partner:innen Eigenständige Organisation und Priorisierung des Termin- und Aufgabenmanagements der Geschäftsführung Koordination und Vorbereitung von Meetings, Gesellschafterversammlungen und weiteren Gremiensitzungen Organisation von Geschäftsreisen und deren Abrechnung

Ihr Profil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Assistenz, Verwaltung oder Rechtswesen (z. B. notarielle Fachangestellte, Rechtsanwaltsfachangestellte) Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzrolle auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene Ausgeprägtes Verständnis für formale Abläufe, Fristen und Dokumentationspflichten Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel & PowerPoint) sowie sicherer Umgang mit modernen digitalen Tools Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise – auch in einem dynamischen Umfeld Souveränes verbindliches Auftreten, hohe Kommunikationsstärke, Teamgeist und Verlässlichkeit Freude daran, Strukturen zu schaffen und Prozesse aktiv mitzugestalten * Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift