Job Description

Ihre Aufgaben

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Zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Bereichen sowie sämtlichen Partnern und Stakeholdern Professionelle Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Tätigkeiten, wie z. B. Termin- und Veranstaltungsmanagement, Wiedervorlagen, Reisemanagement Eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz sowie Rechnungsbearbeitung Verantwortung für die Einhaltung von Fristen und Terminen, z. B. für Stadtratsanfragen und AR-Sitzungen für die Fachabteilungen sowie Rechtsangelegenheiten Gremienarbeit: + Überwachung aller Gremientermine (Berichterstattung, Aufsichtsratssitzungen, Quartalsberichte, Fachbeiratssitzungen) und Sicherstellung der fristgerechten Vor- und Nachbereitung von Unterlagen
+ Unterstützung in der Erstellung und Korrektur von Gremienunterlagen, Quartalsberichten, Kommunikationsmedien, Präsentationen, Protokolle, Tagesordnungen und Lektorat
Begleitung und Unterstützung in bereichs-/ unternehmensübergreifenden Projekten Recherche und Analyse zur Erstellung fundierter Entscheidungsvorlagen Mitarbeit bei der Ausarbeitung betriebsinterner Richtlinien und Prozessanweisungen Vorbereitung und Verwaltung von Vertragsdokumenten Erstellung von Präsentationen und Konzepten für Vorträge sowie deren Ausformulierung Planung, Nachbereitung und Protokollierung von Meetings, Veranstaltungen und Sitzungen, inklusive Gästebetreuung Pflege der Kundenkontakte und Verwaltung wichtiger Akten und Verträge sowie Archivverantwortung Sie agieren als Power-User für den SharePoint und stellen die Einsatzbereitschaft der Bürotechnik sicher

Ihr Profil

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Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung z. B. Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position Sicheres und repräsentatives Auftreten sowie starke Kommunikationsfähigkeiten Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen Sehr gute Kenntnisse in MS Office (inkl. PowerPoint), SAP und Internetanwendungen Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse Organisationstalent, Flexibilität und Belastbarkeit Verlässlichkeit, Anpassungsfähigkeit gepaart mit Eigenverantwortung, Diskretion und Loyalität

Ihre Bewerbung

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Wir bieten Ihnen ein der Verantwortung Ihrer Tätigkeit angemessenes Einkommen nach Tarif (TVöD) verbunden mit der Möglichkeit zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung. Für Schwerbehinderte ist diese Stelle grundsätzlich geeignet. Wenn Sie sich der Herausforderung einer anspruchsvollen Tätigkeit stellen möchten, freuen wir uns über Ihre aussagefähige Bewerbung, unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.