Job Description

Stellenbeschreibung – Sekretariat / Assistenz der Geschäftsführung

1. Positionsbezeichnung

Sekretariat / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Vollzeit

2. Einsatzort

Altstadt Köpenick, Rosenstraße 1, 12555 Berlin

3. Ziel der Position

Die Assistenz der Geschäftsführung unterstützt die Geschäftsführung bei allen administrativen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben. Ziel ist es, einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts sicherzustellen, Informationen effizient zu steuern und Entscheidungsprozesse der Geschäftsführung optimal vor- und nachzubereiten.

4. Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten Organisatorische und administrative Aufgaben

Selbstständige Büroorganisation und Terminverwaltung der Geschäftsführung Planung, Koordination und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen Protokollführung, Wiedervorlagen und Aufgabenverfolgung Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Korrespondenzen, Dokumenten und Verträgen Unterstützung bei der Vorbereitung von Berichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen Kommunikation und Schnittstellenmanagement Zentrale Ansprechperson für interne und externe Kontakte der Geschäftsführung Koordination und Kommunikation mit Kitas, Schulen, Verwaltung, und externen Partnern Unterstützung bei der internen Informationsweitergabe und im Dokumentenmanagement Sicherstellung eines professionellen Auftritts der Geschäftsstelle Unterstützung der Unternehmenssteuerung Mitarbeit bei der Vorbereitung von Gremiensitzungen (z. B. Gesellschafterversammlungen, Trägertreffen, Leitungsrunden) Unterstützung/Zuarbeit bei Controlling- und Reporting-Aufgaben Mitwirkung bei Projekten, z. B. Digitalisierung, Personalentwicklung, Qualitätsmanagement

5. Anforderungen an die Qualifikation Fachliche Qualifikationen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat oder Verwaltung Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) Kenntnisse in Büroorganisation, Schriftverkehr und Terminmanagement Wünschenswert: Grundkenntnisse in Personal- oder Finanzverwaltung Organisationsgeschick und vorausschauendes Denken Hohe Kommunikations-und Teamfähigkeit Loyalität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein Freundliches, serviceorientiertes Auftreten Belastbarkeit und Flexibilität auch bei wechselnden Prioritäten Eigenständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Leistungen:

Betriebliche Altersvorsorge
Arbeitsort: Vor Ort