Job Description

GIVT mbH Berlin

Pasedagplatz 3-4

13088 Berlin-Weißensee

Karin.Irmscher@givt.de

www.givt.de

Stellenbeschreibung

Stelle:

Assistenz der Geschäftsführung

Organisatorische Unterstützung des Geschäftsführers Leitung des Sekretariats Präsenz im Büro

Aufgaben:

Büro des Geschäftsführers:

Unterstützung des Geschäftsführers im täglichen Geschäftsbetrieb sowie partielle Wahrnehmung von Vertretungsaufgaben, Rechnungswesen und Bankverkehr, Vorbereitung aller kaufmännischen Vorgänge für die externe Buchhaltung, Forderungsmanagement kaufmännisch-administrative Fördermittelbearbeitung, Vorbereitung von Vorlagen für die Gesellschafterversammlung,
Sekretariat:

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Prüfung und

Optimierung von Textdokumenten hinsichtlich Orthografie, Interpunktion, Grammatik, Stil und Formatierung,

Mitwirkung bei Akquisition und Marketing, organisatorisch-technische Vorbereitung und Durchführung von Messe- und Konferenzteilnahmen, technisch-organisatorische Führung der Bibliothek, Einkauf und Verwaltung von Verbrauchsmaterialien. Führung der Handkasse
Technische Assistenz:

Mitwirkung bei der Akquisition und Bearbeitung von Projekten und Sachverständigengutachten, technische Erstellung von Angeboten, Erläuterungsberichten und Gutachten, Organisatorische und textliche Vorbereitung von Sachverständigengutachten, Korrespondenz mit Gerichten einfache Recherchen, Führung der Referenzlisten, Erstellung von PowerPoint-Präsentationen, Erstellung von grafischen Übersichten und Plänen.

Profil:

Abgeschlossene Ausbildung in einem Büroberuf

Bürokauffrau(mann), Fachangestellte(r) / Kauffrau(mann) für Bürokommunikation, Rechtsanwaltsgehilfin(e) Vertiefte Kenntnisse bzw. Weiterbildungen im Bürobereich (vorbereitende Buchhaltung einer GmbH, Personalwesen), ggf. auch Studienabschluss (Fachschule, Bachelor), z. B. mit kaufmännischer / betriebswirtschaftlicher Orientierung oder im Bereich Kommunikation und Marketing ggf. Technische(r) / Bau-Zeichner(in)
PC-Kenntnisse:

MS-Office professional, vor allem Word, EXCEL, Outlook, Büro- und Projektsteuerungssoftware (VISUPLUS), bei Bedarf Schulung und Einarbeitung, Grafik- und Bildbearbeitungssoftware (Grundlagenkenntnisse).
Fremdsprachen:

Englisch (Kommunikation zur Annahme und Weiterleitung von Telefonaten, einfache Konversation mit Kunden)
Persönlichkeitsmerkmale:

Einsatzbereitschaft und Motivation für die Arbeitsaufgaben, Teamfähigkeit, Erfahrung im Umgang mit Geschäftspartnern, angemessene Umgangsformen, Zuverlässigkeit und persönliche Integrität, hervorragende Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift, Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten, Organisationsvermögen, Gewissenhaftigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit, Lernbereitschaft und Anpassungsfähigkeit.

Arbeitszeit:

20 h bis 30 h wöchentliche Arbeitszeit, montags bis freitags. Die Besetzung des Sekretariats muss in der Kernzeit zwischen 9 und 14 Uhr gesichert sein. Im Zusammenhang mit der Fertigstellung von Berichten und Präsentationen sowie bei Terminen mit Geschäftspartnern sind ggf. eine Arbeitszeitverlagerung oder Überstunden erforderlich.

Entwicklungsmöglichkeiten

Eine berufsbegleitende Weiterbildung erfolgt sowohl innerhalb des Arbeitsprozesses als auch über die Teilnahme an einschlägigen Weiterbildungslehrgängen, die vom Unternehmen finanziert werden.

Gehalt und weitere Leistungen

Zahlung eines Gehalts in Anlehnung an die "Unverbindliche Gehaltsempfehlung des Arbeitgeberverbandes Deutscher Architekten und Ingenieure" entsprechend den persönlichen Voraussetzungen ( Angabe im Formular für 30-Stundenwoche). Freiwillige Zusatzzahlungen in Abhängigkeit vom Unternehmensergebnis und dem persönlichen Beitrag Abgeltung von Überstunden 30 Tage Urlaub
Art der Stelle: Teilzeit, Festanstellung

Gehalt: 2.298,00€ - 2.678,25€ pro Monat

Erwartete Arbeitsstunden: 25–30 pro Woche

Leistungen:

Betriebliche Weiterbildung
Ausbildung:

Lehre/Ausbildung (Wünschenswert)
Berufserfahrung:

Bürotätigkeiten: 1 Jahr (Wünschenswert) Microsoft Office: 1 Jahr (Wünschenswert) Assistenz: 1 Jahr (Wünschenswert)
Sprache:

Deutsch (Erforderlich) Englisch (Wünschenswert)
Arbeitsort: Vor Ort

Voraussichtliches Einstiegsdatum: 01.10.2025