Job Description

Assistenz der Geschäftsführung mit Fokus auf Finanzen & Prozesse

(Teilzeit 20 - 30 Std./Woche)

Standort: Berlin (vor Ort)

Start: ab sofort

Über uns

Wir sind eine inhabergeführte Kommunikations- und Eventagentur mit einem starken Fokus auf gesellschaftsrelevante Themen. Neben verschiedenen Kundenprojekten setzen wir unsere eigene feministische Medien- und Eventinitiative FRAUEN100 um. Unser Büro ist zentral in Berlin gelegen – hier trifft kreatives Arbeiten auf klare Strukturen, Teamspirit und Eigenverantwortung.

Zur Unterstützung der Geschäftsführung und zur Weiterentwicklung unserer internen Strukturen suchen wir eine erfahrene Assistenz, die einen klaren Blick für Zahlen hat, Prozesse weiterdenkt und uns organisatorisch wie strategisch den Rücken stärkt.

Aufgaben

Assistenz der Geschäftsführung

Organisatorische und inhaltliche Unterstützung im operativen Tagesgeschäft Proaktives E-Mail- und Kalender-Management, Terminvorbereitung, Reiseplanung, Administratives Vertrauliche Zuarbeit / Sparring in administrativen und strategischen Themen Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen, Protokollen, Präsentationen Eigenständige Kommunikation mit Partner:innen, Dienstleistern & internen Schnittstellen
Finanzen & vorbereitende Buchhaltung

Verantwortung für das gesamte Rechnungswesen: Erstellung von Angeboten & Rechnungen, Kontrolle von Zahlungseingängen, Mahnwesen Belegmanagement, digitale Ablage und vorbereitende Buchhaltung für das Steuerbüro Interne Projektabrechnung, inkl. Erstellung von Kalkulationen & Budgetübersichten Unterstützung des Aufbaus einer klar strukturierten internen Finanzverwaltung
Prozessoptimierung & Struktur

Analyse und Weiterentwicklung interner Abläufe und Tool-Strukturen Entwicklung effizienter Prozesse für Organisation, Kommunikation und Zusammenarbeit Ggf. Koordination kleiner Teams oder externer Freelancer:innen in Absprache mit der Geschäftsführung

Das bringst du mit

Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung Besonders strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise und hoher Qualitätsanspruch Loyalität, Diskretion und ein gutes Gespür für Prioritäten Fundierte Kenntnisse im Bereich vorbereitende Buchhaltung & Rechnungswesen Sicherer Umgang mit Tools wie Lexoffice, sevDesk, DATEV, Excel/Sheets, Google Workspace Extrem professionelle, verbindliche Kommunikation auf Augenhöhe – schriftlich wie mündlich Talent für Prozessoptimierung

Das erwartet dich

Ein vielseitiges Aufgabenfeld Ein kleines, dynamisches Team mit großer Ambition Die Möglichkeit, interne Strukturen mitzugestalten und Wirkung zu entfalten Ein schönes, zentral gelegenes Büro in Berlin Sinnhafte Arbeit in einem Umfeld, das Wert auf Haltung und Miteinander legt
Sende uns Deine aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf, relevanter Zeugnisse sowie deines frühestmöglichen Eintrittstermins und deiner Gehaltsvorstellung per E-Mail an:

Felicitas Karrer

karrer@hell-karrer.com

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Art der Stelle: Teilzeit, Festanstellung

Gehalt: 2.000,00€ - 3.000,00€ pro Monat

Erwartete Arbeitsstunden: 20–30 pro Woche

Ausbildung:

Lehre/Ausbildung (Wünschenswert)
Berufserfahrung:

Bürotätigkeiten: 1 Jahr (Wünschenswert) Microsoft Office: 1 Jahr (Wünschenswert) Assistenz: 1 Jahr (Wünschenswert)
Sprache:

Deutsch (Wünschenswert) Englisch (Wünschenswert)
Arbeitsort: Vor Ort

Voraussichtliches Einstiegsdatum: 01.09.2025