Job Description

Das sind deine Aufgaben

Du koordinierst und priorisierst Termine, pflegst den Kalender und hast wichtige Fristen stets im Blick. Du planst und buchst Geschäftsreisen und kümmerst dich um die Reisekostenabrechnung. Du bereitest Meetings vor und nach – inklusive Agenda, Protokoll und To-do-Tracking. Du führst die Korrespondenz mit internen und externen Partnern eigenständig und professionell. Du bereitest Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen und Berichte auf. Du strukturierst und optimierst Abläufe im Tagesgeschäft. Du verwaltest vertrauliche Unterlagen, digitalisierst und archivierst sie strukturiert. Du behältst den Überblick über E-Mails und Briefpost, priorisierst und leitest weiter. Du kümmerst dich um Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und Ausstattung. Du bist erste Anlaufstelle für interne und externe Anliegen im Daily Business. Du unterstützt bei internen Projekten, z. B. bei der Prozessoptimierung oder im Chang Management. Du planst und koordinierst interne Veranstaltungen und Workshops. Du arbeitest zu bei der Budgetplanung und erstellst Auswertungen und Statistiken.

Das bringst Du mit

Du hast ein abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikation (z. B. Managementassistentin).
Du bringst mehrere Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position mit – idealerweise auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene. Du kennst dich bestens mit Termin- und Reisemanagement auf Führungsebene aus. Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen gehören für dich zum Tagesgeschäft. Du gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um. Du hast Grundkenntnisse im Projektmanagement (klassisch oder agil) und bist fit in Büroorganisation und Prozessoptimierung. Du besitzt sehr gute Kenntnisse in Outlook, Excel, PowerPoint und idealerweise SAP sowie Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagement-Systemen.

Das bieten wir dir

Einen spannenden und vielfältigen Aufgabenbereich in einem erfolgreichen Medienunternehmen.. Viel Raum für Deine eigenen Ideen und größtmöglichen Gestaltungsspielraum. Ein sympathisches Team, das sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam etwas bewegen möchte. Eine flexible Arbeitszeitgestaltung mit Homeoffice-Option und 30 Tage Urlaub. Ein umfangreiches Onboardingprogramm, vielfältige Weiterbildungsangebote und eine betriebliche Altersvorsorge. * Eine große Auswahl an Mitarbeiterangeboten wie Vergünstigungen im Fitnessstudio, ein Jobticket, Tankgutscheine, ein Jobrad oder einen KITA-Zuschuss.