Job Description

Der Job auf einen Blick:

Arbeitszeit:

Teilzeit, 24 Stunden/Woche (flexible Verteilung / Gleitzeit möglich)

Urlaub: 30

Tage pro Jahr (anteilig / pro rata bei Teilzeit)

Arbeitsort:

Hybrid (Berlin) – Präsenz je nach Bedarf / Abstimmung mit Team

Gehalt (Teilzeit, 24 h/Woche):

30.000 – 33.000 € brutto / Jahr (abhängig von Erfahrung)

Sachbezug:

50 € monatlich steuerfrei

Die Stelle ist ideal für Menschen, die Flexibilität brauchen (z. B. Eltern): Du kannst deine 24 Stunden pro Woche flexibel planen — in ruhigeren Wochen weniger, in Spitzenzeiten kurzfristig mehr. Wir leben ein pragmatisches, familienfreundliches Arbeitsmodell, das persönliche Lebensphasen mit Verantwortung gut vereinbar macht.

Zusammenfassung deiner Rolle:

Fördermittel-Administration (Kern, ~75 %):

Du verantwortest die operative Betreuung unserer Förderprojekte (Hardtech Innovation, Deep Tech Global): Fristen und Reporting im Blick, Mittelabrufe und Verwendungsnachweise vorbereiten und als zentrale Ansprechpartner:in für Fördergeber:innen und Programm-Manager.

Assistenz der Geschäftsführung & Office-Operations (~25 %):

Du hältst unsere Basis sauber: Vertrags- & Dokumentenpflege, Behördenpost bearbeiten, zentrale SOPs/Drive-Vorlagen pflegen sowie die erste Anlaufstelle für Office-Basics im Team und Geschäftsführung sein.

Dein Beitrag:

Du sorgst dafür, dass dein direktes Umfeld, unsere Programmteams, Heads und die Geschäftsführung, sich auf Inhalte und Wirkung konzentrieren kann, weil die administrativen und formalen Dinge verlässlich laufen.

Arbeitsweise & Haltung:

Hands-on, proaktiv und gestaltend: Du bekommst Freiraum, Abläufe zu vereinfachen und zu digitalisieren, statt nur bestehende Listen zu verwalten

Fördermittel-Administration - ca. 75%

Die Rolle hat einen starken Fokus auf zwei zentrale Programme von MotionLab.Berlin:


Hardtech Innovation (Berlin Startup Stipendium) Deep Tech Global (Programm für Internationalisierung)

Gemeinsam mit unseren Programm-Manager:innen sowie in enger Abstimmung mit den Fördermittelgebern sorgst du dafür, dass diese Projekte administrativ sauber, budgettreu und auditsicher laufen.


Du bist die administrative Schnittstelle für unsere Förderprogramme in enger Zusammenarbeit mit Programmmanager:innen, Teilnehmer:innen sowie IBB und SenWEB. Du übernimmst Vertragsmanagement und Dokumentation (Stipendienverträge, Teilnehmendenlisten, Nachweise, Anwesenheiten) und sorgst für eine vollständige, logisch strukturierte und prüfsichere Ablage. Du unterstützt bei Budgetplanung und -kontrolle, bereitest Mittelabrufe, Verwendungsnachweise und Abrechnungen vor und sammelst die benötigten Nachweise. Du behältst Fristen und Berichtspflichten im Blick, stimmst dich frühzeitig mit den Verantwortlichen im Team ab und hilfst bei Zwischen- und Abschlussberichten für die Fördermittelgeber.

Assistenz der Geschäftsführung - ca. 25%

Du übernimmst die operative Rückenmark-Funktion für Verträge, Behördenpost, Onboarding-Vorbereitung und Knowledge-Management. Ziel ist, Strukturen zu schaffen, die deine Kolleg:innen befähigen, inhaltlich erfolgreich zu arbeiten.


Du bearbeitest Anfragen & Post: Eingang öffnen, zuordnen, Unterlagen vorbereiten, beantworten und ggf. intern zuweisen Unterstützung in Vertrags- & Dokumenten-Management: zentrale Ablage, Standard-Drafts, Fristen/Verlängerungen. Du übernimmst Vendor-First Line & Office-Basics: erste Anlaufstelle für Vertragspartner wie Reinigung/IT/Security, kleine Bestellungen, Büromaterial.

Profil

Erfahrung & Learning:

Du musst nicht in allem Expert:in sein — wichtig ist eine starke Basis in Fördermittel-Administration und Lust, dich bei uns weiterzuentwickeln. Wir unterstützen aktiv durch Einarbeitung und bezahlte Weiterbildungen.

2–5+ Jahre Erfahrung

in einer Rolle mit Schwerpunkt Back Office, Verwaltung, Projekt- oder Fördermittel-Administration – idealerweise in einem Startup, einer Agentur, NGO oder projektbasierten Organisation. Fließendes Deutsch und gute Englischkenntnisse

Du arbeitest sehr strukturiert und verlässlich:

Deadlines, Fristen und To-dos behältst du im Blick, auch wenn vieles gleichzeitig passiert. Du arbeitest gerne mit

Excel/Google Sheets & digitalen Tools

.
Idealerweise hast du bereits Erfahrung mit öffentlichen Förderprojekten (z. B. Landes-/Bundesprogramme, EU-Projekte) und weißt, wie man Nachweise, Berichte und Budgets so dokumentiert, dass sie prüfsicher sind.
Du bringst eine

hohe Aufmerksamkeit fürs Detail

mit – insbesondere bei Verträgen, Beträgen, Laufzeiten, Dokumenten und Dateibenennung.

Perspektive Stundenaufstockung:

Wenn es für dich passt (und für uns), gibt es mittelfristig die Option, die Stunden zu erhöhen (z. B. von 24h auf 28–32h/Woche). Du bist

neugierig auf moderne Tools und Automatisierung (inkl. KI)

und nutzt sie gerne, um wiederkehrende Aufgaben effizienter zu machen.

Warum du bei uns genau richtig bist

Du bist Teil des Rückgrats:

Deine Arbeit sorgt dafür, dass der Laden läuft: Wenn Verträge, Unterlagen und Fördermittel sauber organisiert sind, kann das ganze Team besser arbeiten. Du bist nicht „irgendwo im Hintergrund“, sondern ein zentraler Stabilitätsfaktor.

Gestalten statt nur verwalten:

Wir suchen jemanden, der Lust hat, Prozesse zu vereinfachen, zu digitalisieren und mit modernen Tools (inkl. KI) effizienter zu machen und sich hier ausprobieren will.

Wachstum & Lernen:

Gemeinsam bauen wir die Strukturen, die wir für die nächsten Jahre brauchen. Dabei kannst du dich fachlich (z. B. Fördermittel, Finanzprozesse, Tools) und persönlich weiterentwickeln.

Startup-Umfeld statt klassische Verwaltung:

Du bewegst dich in einem Umfeld aus Hardware-, Deep-Tech- und Climate-Startups, Programmen und Events – dein Alltag ist administrativ, aber das, was du möglich machst, sind Prototypen, Produkte und echte Innovation.

Kontakt

Du hast fragen zum Job? Melde dich direkt bei uns via e-mail an recruiting@motionlab.berlin.