Job Description

Die Position ist vorerst befristet auf zwei Jahre.

Das erwartet dich bei uns:

Du entlastest unsere Geschäftsführerinnen proaktiv und vorausschauend bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Du übernimmst die souveräne Planung, Koordination und Buchung von Terminen und Reisen. Du übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Meetings, fasst Themen nach, priorisierst eigenständig Termine und behältst dabei stets den Überblick. Du übernimmst die Kommunikation und Korrespondenz mit wichtigen internen und externen Geschäftspartnerinnen wie Vermarktern, Kundinnen und verschiedenen Fachbereichen. Du unterstützt bei Projekten sowie Sonderaufgaben und wirst zu einer wichtigen Ansprechperson, die mit viel Empathie und Fingerspitzengefühl agiert.

Das solltest du mitbringen:

Du bringst mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich mit, idealerweise auf Geschäftsführungsebene in der Medienbranche, einer Agentur oder hast einen Media-Backround. Du fühlst dich in einem agilen Agenturumfeld wohl und schaust über den Tellerrand. Du bist sehr gut organisiert, arbeitest strukturiert und kannst Aufgaben eigenständig priorisieren. Du hast ein sicheres Gespür für sensible Themen, eine schnelle Auffassungsgabe und kannst komplexe Zusammenhänge schnell erfassen. Absolute Diskretion ist für dich selbstverständlich. Du gehst proaktiv auf Menschen zu, sprichst Themen klar an und agierst als professionelle und souveräne Schnittstelle. Du bringst eine hohe Eigenmotivation mit, dich in neue Themen wie z.B. KI oder neue Tools einzuarbeiten. Eine selbstständige Arbeitsweise und die Bereitschaft, auch bei höherem Arbeitsaufkommen flexibel zu agieren und den Überblick zu behalten, zeichnen dich aus. Du beherrschst die gängigen MS Office-Anwendungen sicher, insbesondere bist du ein Profi in Outlook und kannst bei Bedarf auch in PowerPoint und Excel unterstützen. Du hast idealerweise bereits Erfahrung mit Online-Reisebuchungstools und digitalem Kreditkartenmanagement sowie mit DocuWare, awork und HubSpot. Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Und das gibt's obendrauf:

Zentrales & modernes Büro Regelmäßige Mitarbeiterupdates Gestaltungsspielraum Teamspirit & gemeinschaftliche Atmosphäre Coachings & Schulungen pilot Talentschmiede & Onboarding Transparente Feedbackkultur Deutschlandticket-Zuschuss Massagen im Büro Zuschuss zur Fitnessclub-Mitgliedschaft International Exchange (LocalPlanet) Präsente zu Jubiläen & zum Ende der Probezeit Partys & Teamevents * Soziales Engagement