Job Description

Im Fachbereich Vertrags-, Vergabe- und Fördermittelmanagement (FB 60) ist die Funktion der Assistenz der Fachbereichsleitung zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit zu besetzen. Die Stelle ist nach Entgeltgruppe 6 TVöD ausgewiesen.



Die Stadtverwaltung Aachen arbeitet mit über 6.600 Mitarbeitenden in sieben Dezernaten, 23 Fachbereichen, sechs Bezirksämtern und sechs Eigenbetrieben für die Belange der 250.000 Bürger*innen und setzt sich für das Gemeinwohl und die Lebensqualität in der Stadt ein.



Der Fachbereich Vertrags-, Vergabe- und Fördermittelmanagement ist im Dezernat für Stadtentwicklung, Bau- und Mobilität angesiedelt und übernimmt darüber hinaus weitere wichtige Aufgaben für die gesamte Stadtverwaltung und den Stadtkonzern.



In der Funktion der Assistenz arbeiten Sie im Team mit einer zweiten Assistenz und mit weiteren direkt der Fachbereichsleitung zugeordneten Mitarbeiter*innen zusammen.


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Ihre Aufgabenschwerpunkte

Kommunikation und Korrespondenz für den Fachbereich Führen von diversen Organisationsinstrumenten (Wiedervorlagen, Veranstaltungskalender, Projektmanagementtools usw.) Terminplanung und -koordination Vorbereitung, Organisation und Bewirtung von Besprechungen sowie Veranstaltungen Reisemanagement (Organisation, Planung und Abrechnung von Fortbildungs-/ Dienstreiseanträgen der Fachbereichsleitung) Arbeiten im Rahmen des Beschaffungswesen (z.B. Büromaterial) Erledigen des Postverkehrs Wahrnehmung der Funktion der SAP-Zeitbeauftragten Beschwerdemanagement und Beantwortung von Anfragen/ Anregungen Pflege der fachbereichsbezogenen Daten im Intranet und Internet Pflege und Bedienen des Ratsinformationssystems für das fachbereichsbezogene Vorlagengeschäft
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Das bringen Sie mit

eine abgeschlossene Ausbildung zurzum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zurzum KauffrauKaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
oder eine dreijährige anerkannte kaufmännische Ausbildung, idealerweise für Bürokommunikation bzw. für Büromanagement hohe Auffassungsgabe Organisationstalent dienstleistungsorientiertes Arbeiten selbstständige, loyale und verschwiegene Arbeitsweise Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
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Wünschenswert

Berufserfahrung in einer Assistenz- und/ oder Servicefunktion Berufserfahrungen in einer Verwaltung oder in einem Betrieb mit Dienstleistungsorientierung Erfahrungen im Kontext von Querschnittsaufgaben oder Projektarbeit
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Das bieten wir

Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeberinnen der Region mit rund 6.600 Mitarbeitenden
Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung respektvolle und faire Arbeitsbedingungen Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung Vereinbarkeit von Beruf und Familie flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit) Jobticket für den ÖPNV Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement ein sicherer Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche Möglichkeit eines Fahrradleasings für Beschäftigte

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.



Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 6 TVöD.



Die Stelle ist zunächst im Umfang von 19,5 Wochenstunden zu besetzen. Die Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit ist in Absprache mit der Fachbereichsleitung festzulegen. Abhängig von der Aufgabenentwicklung und von der Teamentwicklung kann ggf. in den nächsten Jahren ein erhöhter Beschäftigungsumfang bis zur Vollzeitbesetzung angeboten werden.


Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrer persönlichen und fachlichen Entwicklung durch passgenaue Seminarangebote.


Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren (Interview).



Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.



Bewerbungsprozess der Stadt Aachen
Kennzeichen 60/000-2025-003422


Teilzeit / Vollzeit Teilzeit


Befristung unbefristet


Stunden / Woche 19,5 Std.


Vergütung EG 6 TVöD


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Kontakt

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Stellenprofil

Daniel Schuster 0241 432-6000
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Bewerbungsformalitäten

Désirée Mülleners 0241 432-11341
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Allgemeine Bewerbungshinweise

Die Stadt Aachen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter*innen. Wir streben an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt und begrüßen deshalb Bewerbungen von qualifizierten Personen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Geschlecht oder sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt.