Job Description

Aufgabe:


Unterstützung der Bereichsleitung sowie der zugehörigen Programmbereiche in Ulm Eigenverantwortliche Planung, Koordination und Durchführung administrativer Aufgaben
(Beschaffung von Büromaterial und IT, Verwaltung der Besprechungsräume)


Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen inkl. Protokollführung
- Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland


Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten Bearbeitung eingehender Post und E-Mails Empfang und Betreuung von Gästen
- Bestellwesen sowie Rechnungs- und Leistungskontrolle


Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen und Reportings Vertretung anderer Assistenzfunktionen innerhalb des Bereichs Unterstützung bei der Umsetzung einfacher Verbesserungsprojekte



Anforderungen:


Abgeschlossenes kaufmännische Ausbildung mit Erfahrung im Assistenzbereich Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion



Kenntnisse und Erfahrungen:


in oben genannter Aufgabe im Bereich Travelmanagement ( Reisebuchungen etc.) technisches Verständnis im Bereich MS Office sehr gute Deutsch und Englischkenntnisse (weitere Sprachen von Vorteil) Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Organisationstalent * Kommunikativ und Teamfähig