Job Description

FiPP e.V. - Fortbildungsinstitut für die pädagogische Praxis - freier Träger der Kinder- & Jugendhilfe Berlin

Du denkst immer zwei Schritte voraus und
steckst voller Tatendrang?

Du bist kommunikationsstark und ein Organisationstalent?
Dann unterstütze uns ab sofort in unserer Geschäftsstelle in Berlin (Neukölln) und bewirb Dich als

Assistenz Bereichsleitung Kita & Familie (m/w/d)
(in Teilzeit)

Der Bereich Kita und Ganztage

bei FiPP e.V. vereint pädagogische Leidenschaft mit organisatorischer Stärke und fachlicher Tiefe. In unseren Kitas und Ganztagsbereichen an Grundschulen wird täglich mit Herz und Verstand gearbeitet – Kinder werden begleitet, Familien unterstützt, Bildungsprozesse gestaltet. Doch das, was diesen Bereich ausmacht, reicht weit über die Arbeit in den Einrichtungen hinaus. In der Geschäftsstelle wirken Fachberatung, Verwaltung und Bereichsleitung eng verzahnt mit den Teams vor Ort. Als Assistenz der Bereichsleitung Pädagogik bist du aktiv in diese Prozesse eingebunden. Du unterstützt organisatorisch und wirkst auch inhaltlich mit. Du bist Teil eines Teams, das gemeinsam daran arbeitet, eine verlässliche und qualitativ hochwertige Arbeit im Träger und in unseren Kitas zu ermöglichen. Die Zusammenarbeit ist geprägt von gegenseitigem Vertrauen, fachlicher Expertise und dem gemeinsamen Ziel, Kindern und Familien ein starkes Umfeld zu bieten.

Unsere Geschäftsstelle
Das Büro mit rund 80 Kolleg*innen liegt direkt an der S-Bahn-Station Sonnenallee und dem Neuköllner Schifffahrtskanal. Unsere großzügige Terrasse lädt nicht nur zum entspannten Mittagessen in der Sonne ein – hier finden im Sommer z.B. auch gerne Meetings oder Team-Events statt.

Deine Aufgaben
Koordination und Organisation von Terminen, inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung Veranstaltungsmanagement: Planung, Durchführung und Nachbereitung Optimierung digitaler Strukturen und Prozesse Pflege und Weiterentwicklung digitaler Ablagestrukturen und Tools Rechnungsprüfung sowie -vorbereitung und Zuarbeit bei der Budgetplanung Zuarbeit bei der Budgetplanung Wiedervorlagenmanagement (z.B. Fristen, Vertragsmanagement) Pflege der Homepage, des Intranets und Begleitung des Mitarbeitendenportals (z.B. Arbeitszeitnachweise) Pflege einrichtungsbezogener Daten (Programme: ISBJ, ProVKita) Mitdenken, mitgestalten, mitverantworten – du bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung des Bereichs ein

Dein Profil
Eine abgeschlossene kaufmännische / betriebswirtschaftliche Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation Mindestens 1,5 Jahre Berufserfahrung in Assistenz, Projekt- oder Office-Management, idealerweise im sozialen oder gemeinnützigen Bereich Deutschkenntnisse auf mindestens C1-Niveau nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen (GER) werden zwingend benötigt

Sicherer Umgang mit MS Office, Datenbanken und digitalen Tools

- Offenheit für Programme wie ISBJ, ProVKita, Sage Eine Technische Affinität, Lösungsorientiertheit sowie die Motivation Prozesse zu optimieren und voranzutreiben Eine strukturierte, eigenständige Arbeitsweise, ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Proaktivität sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift



Unsere BeneFiPPs
Wertschätzender kollegialer Umgang mit Duz-Kultur Gründliche Einarbeitung durch unser erfahrenes Team Kostenfreie Fort- und Weiterbildungen Umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement (300€ Gesundheitsbudget pro Jahr) Bis zu 34 Urlaubstage (inkl. Weihnachten, Silvester) Familienfreundliche Arbeitszeiten Vergütung nach hauseigenem System je Erfahrung zum Einstieg zwischen 3.660€ und 4.400€ brutto pro Monat (bei Vollzeit – 39,4 Stunden), zzgl. Jahressonderzahlungen Befristeter Jahresvertrag nach TzBfG, mit klarer Perspektive einer langfristigen Zusammenarbeit Zuschuss zum Jobticket , die Option einer betrieblichen Altersvorsorge und vermögenswirksamer Leistungen Bonus für erfolgreiche Mitarbeiterinnen Empfehlung i.H.v. 500€ brutto

Bewerbungsschluss ist der 23.10.2025