Job Description

Assistenz / Backoffice (m/w/d)

Mit Organisationstalent, kaufmännischem Know-how und einem Team, das zusammenhält.

Werde Teil von Trium Novem – We Create Tomorrow

Wir sind ein engagiertes Team mit flachen Hierarchien, klaren Abläufen und echter Wertschätzung. Bei uns zählt nicht nur, was du kannst – sondern auch, wer du bist.
Im Bereich Empfang, Büroorganisation und kaufmännischer Administration suchen wir dich als strukturierte und herzliche Verstärkung: Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf am Empfang, unterstützt unser Team im Backoffice und übernimmst selbstständig administrative Aufgaben.

Dein Beitrag bei Trium Novem – was dich erwartet

Du übernimmst die zentrale Rolle am Empfang – und gleichzeitig vielseitige Aufgaben im Backoffice. Du bist die erste Anlaufstelle für Gäste, Dienstleister und Kolleg:innen und sorgst für einen professionellen, freundlichen Ablauf.

Deine Aufgaben im Überblick:

Empfang von Besucher:innen, Kund:innen und Mitarbeitenden sowie Betreuung der Telefonzentrale Bearbeitung und Versand von Post, Paketen und Kurieraufträgen Planung, Organisation und Koordination von Terminen und Meetings, inkl. Raumvorbereitung, Protokollführung und Nachverfolgung Pflege zentraler E-Mail-Postfächer, Kommunikation mit externen Partnern und Weiterleitung relevanter Informationen Verwaltung von Büromaterialien, Verträgen und Dokumenten sowie Sicherstellung einer reibungslosen Büroorganisation Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben und in der Dokumentenverwaltung Mitwirkung an administrativen Prozessen, Projekten und Erstellung von Präsentationen

Was uns überzeugt:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel) Idealerweise Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich Erfahrung in Empfang, Assistenz oder Büroorganisation wünschenswert Organisationsgeschick und eigenständige Arbeitsweise Freundliches, serviceorientiertes Auftreten und Kommunikationsstärke Teamgeist, Flexibilität und Lernbereitschaft

Deine Vorteile bei Trium Novem

Du gibst viel – und darfst auch viel erwarten. Denn Wertschätzung beginnt nicht erst beim Feedbackgespräch. Wir schaffen ein Umfeld, in dem du dich entfalten kannst.

Individuelle Weiterentwicklung– Gezielte und persönliche Schulungen – genau auf dich und deine Stärken abgestimmt. Flexibilität für dein Leben*– Flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeiten, in Absprache gestalten wir gemeinsam die beste Lösung für deine Work-Life-Balance.
Inspirierendes Arbeitsumfeld*– Moderne Büros mit ergonomischer Ausstattung, die deinen Arbeitsalltag komfortabel machen.
Echter Teamspirit– Ein kollegiales Miteinander, bei dem du auf fundiertes Fachwissen und gegenseitige Unterstützung zählen kannst. Langfristige Perspektive– Wir bieten dir einen sicheren Arbeitsplatz mit Entwicklungschancen, direkt an unserem Standort in Offenburg. Mobilitätszuschuss– Für eine entspannte Anreise – wir beteiligen uns an deinen Fahrtkosten. Fit & flexibel– Zuschuss zum Fahrradleasing, für mehr Bewegung und nachhaltige Mobilität. Gesund & abgesichert– Mit Hansefit fördern wir deine Fitness, und mit unserer betrieblichen Altersvorsorge unterstützen wir deine Zukunft. Gemeinsame Erlebnisse– Ob Teamevents, After-Work-Treffen oder soziales Engagement, wir stärken unseren Zusammenhalt und schaffen gemeinsame Momente
Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Ausbildung:

Lehre/Ausbildung (Erforderlich)
Berufserfahrung:

kaufmännischen Bereich: 3 Jahre (Erforderlich)
Sprache:

Deutsch (Erforderlich)
Arbeitsort: Vor Ort