Job Description

Assistent*in (m/w/d) des Präsidiums (Kennziffer: Prä 11) in Emden

(entsprechend der geforderten Qualifikation bis E 11 TV-L, 75 %; Kennziffer: Prä 11)

An der Hochschule Emden/Leer, die sich als innovative, richtungsweisende Zukunftshochschule versteht, ist

im Präsidialbüro

am

Campus Emden

zum nächstmöglichen Zeitpunkt die o.g.

unbefristete Stelle

mit 75% der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit einer

Vollbeschäftigung

zu besetzen

.

Ihre Aufgaben:

Eigenständige Unterstützung des Präsidiums in konzeptionellen und operativen Aufgaben: Erstellung von Konzeptpapieren, Entscheidungsvorlagen, Briefings und Positionspapieren; Strukturierung und Begleitung strategischer Themen (in der Funktion eineseiner Referent*in)
Terminkoordination und -management für das gesamte Präsidium (Planung, Abstimmung, Priorisierung) Allgemeine Kommunikation, Korrespondenz und Sekretariatsaufgaben, einschließlich professionellem Schreiben und Redigieren Gremienmanagement: Organisation, Dokumentation und Nachverfolgung von Gremienprozessen: Steuerung von Umlaufverfahren und Einholung von Stellungnahmen Vorbereitung hochschulweiter Ordnungen: Entwurfs- und Überarbeitungstätigkeiten, Versionierung, Abstimmung mit Ansprechpersonen für Rechtsfragen, Koordination von Beteiligungsverfahren und Sicherstellung formaler Anforderungen Rechtsrahmen: Anwendung und Sicherstellung der Einhaltung maßgeblicher Normen (insbesondere Niedersächsisches Hochschulgesetz – NHG, Grundordnung, Geschäftsordnungen) Dokumenten- und Wissensmanagement: Strukturierte Ablage (digital/physisch), Pflege von Ordnerstrukturen, Vorlagenmanagement und Prozessdokumentation Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (Agenda, Unterlagenmanagement, inhaltliche Zusammenführung von Fachbeiträgen, Protokollierung inkl. Beschluss- und Maßnahmenverfolgung) Koordinationsaufgaben: Schnittstellenmanagement zwischen Präsidium, Gremien, Fachbereichen und zentralen Einrichtungen; Termin- und Fristensteuerung, Prozess- und Qualitätssicherung Koordination des Landesstipendiums (Ausschreibung und Bewerbungsmanagement, Kommunikation mit Bewerberinnen und Stipendiat*innen, Abstimmung mit Finanzen zu Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen, Berichtswesen)

Ihr Profil:

Abgeschlossenes Bachelorstudium (Bachelor, Diplom FH), erfolgreich abgeschlossene Angestelltenprüfung/Verwaltungslehrgang II oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung, Gremienarbeit oder Organisationsentwicklung Nachweisbare Erfahrung in der inhaltlichen und organisatorischen Vorbereitung von Sitzungen sowie im Erstellen von Entscheidungsvorlagen, Protokollen und Maßnahmenlisten Ausgeprägte konzeptionelle und analytische Fähigkeiten, hohe Textsicherheit und Sorgfalt; sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse Projekt- und Prozesskompetenz: selbstständige, strukturierte Arbeitsweise, Termin- und Fristenbewusstsein, Qualitäts- und Ergebnisorientierung Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und Dokumenten- bzw. Vorgangssystemen; Affinität zu digitalem Arbeiten Hohe Kommunikationskompetenz, Belastbarkeit und Teamfähigkeit; freundliches, professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Loyalität und Verschwiegenheit

Wir bieten Ihnen:

Selbstständiges Arbeiten innerhalb eines engagierten Teams im engen Kontakt mit Lehrenden und Mitarbeiterinnen
Flexible Arbeitszeitmodelle und Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie (z. B. Notfallkinderbetreuung, Ferienbetreuung für Schulkinder etc.) Hochschulsport und gesundheitsfördernde Maßnahmen für Beschäftigte Betriebliche Altersvorsorge Für inhaltliche Fragen steht Ihnen

die Leiterin des Präsidialbüros, Frau Birte Engelberts

(E-Mail: birte.engelberts@hs-emden-leer.de), gerne zur Verfügung.



Wir gewährleisten die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann richten Sie Ihre

Bewerbung

mit den üblichen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer bis zum

22.12.2025

online über unser Karriereportal oder auf dem Postweg an:

Hochschule Emden/Leer, Personalabteilung, Constantiaplatz 4, 26723 Emden

Informationen

-----------------

Dienststellen:

Hochschule Emden-Leer 26723 Emden

Einstellungsdatum:

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Besoldungs-/Entgeltgruppe:

E 11

Bewerbungsschluss:

22.12.2025

Stellenumfang:

0,75

Plätze:

1

Befristung:

unbefristet

Stellennummer

113867