Job Description

Stellenbeschreibung: Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Überblick:

Als Assistenz der Geschäftsleitung sind Sie die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Monteuren und Büromitarbeitern. Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen organisatorischen, administrativen und operativen Belangen und tragen wesentlich zur effizienten Steuerung des Unternehmens bei. Dabei agieren Sie mit hoher Eigenverantwortung, Diskretion und Organisationstalent.

Ihre Aufgaben:

1. Kommunikation und Korrespondenz

Effiziente Abwicklung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation im Namen der Geschäftsführung. Erstellung und Gestaltung von professionellen Geschäftsbriefen, Präsentationen und Berichten. Sichtung und Priorisierung eingehender E-Mails, Sicherstellung der zeitgerechten Bearbeitung wichtiger Anliegen.

2. Termin- und Reisemanagement

Organisation, Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen der Geschäftsführung. Planung und Buchung von Hotels für Monteure Überwachung wichtiger Fristen, Geburtstage und Jubiläen.

3. Dokumentenmanagement

Strukturierung, Archivierung und Verwaltung relevanter Unternehmensdokumente und Verträge. Bereitstellung und Aufbereitung von Informationen und Unterlagen für die Geschäftsführung. Prüfung von Verträgen und Dokumenten auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

4. Verwaltung und Spesenmanagement

Erfassung und Kontrolle der Spesenabrechnungen der Monteure. Unterstützung bei administrativen und buchhalterischen Prozessen.

5. Recherche und Analyse

Durchführung von Recherchen zu unterschiedlichen Themenfeldern (Markt, Wettbewerb, Trends). Erstellung von Berichten, Analysen und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung.

6. Projektunterstützung

Mitwirkung bei Planung, Umsetzung und Nachverfolgung laufender Projekte Koordination von Teams, Materialien und Ressourcen zur Erreichung der Projektziele. Überwachung der Haltbarkeit von Waren und Lebensmitteln.

7. Mitarbeitermanagement und Betreuung

Erste Ansprechperson für Mitarbeitende bei Feedbackgesprächen oder organisatorischen Themen. Nacherfassung und Nachverfolgung von Angeboten. Organisation des Onboardings neuer Mitarbeitender (Ausstattung mit Arbeitskleidung, Werkzeugen, Geschäftshandys und E-Mail-Zugängen).

8. Office-Management

Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs durch Überwachung und Bestellung von Verbrauchsmaterialien (z. B. Bürobedarf, Kaffee, Milch, Hygieneartikel, Reinigungsdienste). Verantwortung für Ordnung, Struktur und Funktionalität des Büros.

9. Schnittstellenmanagement

Zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung und operativem Team. Priorisierung und Filterung relevanter Informationen zur Entlastung der Geschäftsführung. Organisation regelmäßiger Team- und Abstimmungsmeetings.

10. Organisation interner Veranstaltungen

Planung, Terminierung und Durchführung von Betriebsveranstaltungen (Sommerfest, Weihnachtsfeier, Teambuilding-Aktivitäten).

11. Vertraulichkeit und Datenschutz

Gewährleistung der Vertraulichkeit sensibler Unternehmensdaten. Einhaltung geltender Datenschutzrichtlinien und interner Compliance-Vorgaben.
Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Gehalt: 2.800,00€ - 3.200,00€ pro Monat

Leistungen:

Betriebliche Weiterbildung Flexible Arbeitszeiten Kostenlose Getränke
Arbeitsort: Vor Ort