Job Description

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d), die unser Führungsteam tatkräftig unterstützt. In dieser Schlüsselposition sind Sie verantwortlich für die Organisation und Koordination administrativer Abläufe, die Vorbereitung von Meetings sowie die Kommunikation mit internen und externen Partnern. Sie tragen dazu bei, die Effizienz der Geschäftsleitung zu steigern und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. Ihre Aufgaben umfassen die eigenständige Planung und Terminverwaltung, die Erstellung von Präsentationen sowie die Bearbeitung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache. Dabei profitieren Sie von einem dynamischen Arbeitsumfeld, das Ihre organisatorischen Fähigkeiten fordert und fördert.

Ihre Aufgaben:

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und administrativen Tagesgeschäft Koordination von Terminen, Besprechungen und interner Kommunikation Vorbereitung, Nachbereitung und Dokumentation von Meetings Erstellung von Schreiben, Protokollen, Präsentationen und Auswertungen Betreuung und Pflege von Akten, Vertragsunterlagen und interner Dokumentation Unterstützung im Personalwesen (z. B. Vertragsvorbereitung, Unterlagenmanagement, Kommunikation mit Mitarbeitenden) Unterstützung im Rechnungswesen (Belegvorbereitung, Zuarbeit für die Buchhaltung, Rechnungsprüfung) Kommunikation mit Behörden, externen Dienstleistern und Kooperationspartnern Unterstützung bei Projekten, organisatorischen Abläufen und internen Prozessen Eigenständige Bearbeitung administrativer Aufgaben (Telefon, E-Mail, Ablage, Schriftverkehr) Übernahme weiterer klassischer Assistenzaufgaben nach Bedarf

Qualifikationen

Nachweisbare Office-Erfahrung sowie administrative Erfahrung in einer vergleichbaren Position Sehr gute Kenntnisse in Word Processing, Microsoft Office sowie Computer Skills Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit hoher Eigeninitiative und Selbstständigkeit Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Erfahrung im Projektmanagement ist wünschenswert Kommunikationsstärke sowie ein professionelles Auftreten im Umgang mit verschiedenen Ansprechpartner:innen
Wenn Sie eine strukturierte Arbeitsweise besitzen, gerne im Team arbeiten und eine verantwortungsvolle Position in einem professionellen Umfeld anstreben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Art der Stelle: Vollzeit, Teilzeit, Festanstellung

Leistungen:

Betriebliche Altersvorsorge Betriebliche Weiterbildung Firmenhandy Flexible Arbeitszeiten Homeoffice-Möglichkeit Kinderbetreuung
Arbeitsort: Vor Ort