Job Description

Ihr Arbeitsplatz



Als Teil der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) fungiert die Erlangen Graduate School in Advanced Optical Technologies (SAOT) als interdisziplinärer Knotenpunkt für die Forschung im Bereich der Photonik und der optischen Technologien in Erlangen. Die SAOT bietet ein exzellentes Ausbildungsprogramm für nationale und internationale Promovierende, einschließlich Workshops, Seminaren und Akademien. Darüber hinaus stärkt die SAOT die Wissenschaftskommunikation und den wissenschaftlichen Outreach für die breite Öffentlichkeit auf dem Gebiet der Photonik und der Optischen Technologien.

Wir haben einiges zu bieten:

Unsere Benefits

Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung



Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember



Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen



Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen



Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten

Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich



Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten



Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima



Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr

Ihre Aufgaben

Leitung und Organisation von SAOT-Akademien und Organisation von Veranstaltungen im Bereich Schlüsselqualifikationen und wissenschaftlichem Outreach (selbstständige Auswahl von Themen, Trainern, Qualitätssicherung, Budgetverantwortung)



Koordination des Zulassungsverfahrens und Monitoring des Qualifikationsfortschritts im SAOT-Ausbildungssystem sowie Betreuung und Unterstützung von nationalen und internationalen Doktoranden/-innen und Gastwissenschaftler/-innen



Finanzbuchhaltung mittels dem universitätsinternen Buchungssystem (FSV) sowie Personal- und Drittmittelverwaltung



Allgemeine Administrationsaufgaben



Reisetätigkeit von ca. 5 Tagen 1-2x pro Jahr

Ihr Profil

Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor/Diplom [FH]) in einer verwaltungstechnischen, geisteswissenschaftlichen Fachrichtung oder im Bereich Fremdsprachen / Internationales mit erster Berufserfahrung



Erfahrung in der Finanzbuchhaltung, speziell dem Buchungssystem FSV von Vorteil



Expertise im universitären Bereich wünschenswert



Erfahrung im Kundenkontakt wünschenswert



Fundierte kaufmännische Kenntnisse



Souveräner Umgang mit IT-Anwendungen für das Büro (Word, Excel, Outlook, Internetauftritt speziell der Homepagepflege, Arbeit mit Datenbanken z.B. Access)



Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau)



Selbständige, systematische und eigenverantwortliche Arbeitsweise



Zeitliche Flexibilität bei der Organisation von Veranstaltungen

Die FAU als Arbeitgeber



Die Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) zählt mit über 40.000 Studierenden und rund 6.700 Mitarbeitenden zu den führenden Forschungsuniversitäten Deutschlands. Als Volluniversität vereint sie ein breites Spektrum moderner Wissenschaftsdisziplinen – von Natur- und Technikwissenschaften über Medizin, Jura und Wirtschaft bis hin zu Geisteswissenschaften und Theologie. Als Deutschlands Innovationsführerin überwindet sie Grenzen, vernetzt Disziplinen und bewegt Wissen für Gesellschaft, Wirtschaft und Politik. Die FAU ist nicht nur ein Ort des Wissens, sondern auch eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. An ihren Standorten in Erlangen, Nürnberg und Fürth bringt sie Menschen aus unterschiedlichsten Disziplinen zusammen und bietet vielfältige berufliche Perspektiven in Forschung, Lehre, Technik und Verwaltung. Was Sie bei der FAU erwartet – und was sie als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter Arbeiten an der FAU.



Wie läuft das Bewerbungsverfahren ab?



Bewerbung über Online-Bewerbungsverfahren



Automatische Empfangsbestätigung per Mail



Sichtung der Bewerbungen durch Beschäftigungsstelle



Einladung zum ersten Vorstellungsgespräch



2



Optionale Einladung zum zweiten Vorstellungsgespräch vor Ort



Gibt es ein Match?



Vorbereitung der Einstellungsunterlagen



Beteiligung des Personalrats



Arbeitsbeginn – Herzlich Willkommen bei der FAU



Anmerkung



Wir bitten Sie, unsere Onlineplattform zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet.



Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung unter www.fau.de zu beachten.



Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.



Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.

Veröffentlichungsdatum:

11.07.2025,

Bewerbungsschluss:

25.07.2025



Titel Administrator of International Students Affairs (m/f/d)

Einstellungstermin 01.10.2025

Ort Friedrich-Alexander-Universität

Konrad-Zuse-Straße 3

91052 Erlangen

Entgelt TV-L E 10

Arbeitszeit Teilzeit

Wochenarbeitszeit 32,00 Std./Woche

Befristung Befristete Anstellung:

bis 30.09.2027

Kontakt Dr. Max Gmelch

E-Mail:

max.gmelch@fau.de

Telefon:

+49 9131 85-25855